Transformación Digital: por qué es importante para las empresas

La Transformación Digital es aquel proceso de cambio profundo al que se enfrenta una organización, una empresa, un gobierno u otro organismo público o privado, para explotar las oportunidades que proporcionan las innovaciones digitales de forma estratégica y focalizada. Se revolucionarán la estrategia corporativa, el modelo de negocios, la organización interna, el proceso de producción, las habilidades y la cultura de la empresa misma.

Los motivos que llevan a esta revolución pueden ser muchos: la necesidad de dar respuesta a necesidades nuevas y específicas de los clientes, la aparición de competidores especialmente innovadores, la urgencia de una adaptación tecnológica para estar a la altura de los tiempos, la crisis del sector.

¿Quieres saber cómo hacer la transformación digital en tu empresa? Bueno, entonces sigue leyendo y juntos lo vamos a descubrir:

  • Qué se entiende por digitalización de los procesos de negocio.
  • Cuáles son los pasos a seguir para la transformación digital.
  • Qué hacer y qué no hacer para una transformación digital exitosa.

Entonces, si quieres mantenerte al día y conseguir los beneficios de la Transformación Digital, te sugiero que profundices en el tema con el camino de la Innovación Corporativa.

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¿Qué se entiende por Transformación Digital?

Para responder aún mejor a la pregunta de qué es la Transformación Digital.

La Transformación Digital implica un cambio en el liderazgo, una forma diferente de pensar, nuevos modelos de negocio y un mayor uso de la tecnología para mejorar la experiencia de los empleados, clientes, proveedores, socios y todas las partes interesadas de la organización.

Por lo tanto, el éxito de la Transformación Digital está vinculado a la capacidad de mantenerse al día con los cambios constantes en el mercado, las tecnologías y las expectativas de los clientes/consumidores. Es un camino que no termina con unos ajustes tecnológicos o variaciones estratégicas, sino que debe evolucionar a lo largo de los años, involucrando a todo el capital humano de la institución, cambiando hábitos y modus operandi tradicionales.

¿Por qué es tan importante la transformación digital?

A nivel de empresa, la digitalización es fundamental para ser ágiles y competitivos, especialmente de cara a las empresas más innovadoras, como las startups. No debe hacerse con el objetivo de llenar de tecnología a la empresa; sin embargo, la innovación tecnológica es la condición necesaria para adoptar lo digital e introducir patrones de trabajo «más inteligentes».

Las transformaciones digitales permiten crear novedades y beneficios para empresas y clientes. Por ejemplo, pueden mejorar la experiencia del usuario, agilizar la cadena de suministro, hacer más efectiva la oferta comercial a partir de información cuantitativa (datos) o hacer accesibles grandes cantidades de contenido independientemente de la disponibilidad real de recursos (humanos, materiales, intelectuales y económicos).

Entonces, ¿todas las organizaciones deberían digitalizarse?

Sí, a menos que ya tengan un conocimiento profundo de los clientes, empleados que trabajan de manera eficiente y sistemas tecnológicos modernos, actualizados y optimizados para crear productos y servicios innovadores: la transformación digital afecta a todos los campos comerciales.

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Los 6 pilares de la Transformación Digital

Impulsar una Transformación Digital significa iniciar un camino hacia a la optimización continua entre procesos, divisiones y el ecosistema corporativo; una constante investigación y experimentación de las conexiones correctas entre lo virtual y lo real, enormes cantidades de datos y decisiones a tomar, tecnologías y personas.

Para ser efectiva, la Transformación Digital debe realizarse en torno a 6 pilares fundamentales, veámoslos en detalle.

Liderazgo

Al gestionar el proceso de transformación, los empleados y la empresa necesitan un líder fuerte y con autoridad. Una figura capaz de guiar a las personas hacia la innovación informatizada, motivándolas a ser parte integral de la misma. Habitualmente este rol lo desempeña el Chief Digital Officer (CDO) pero, en momentos clave, el CEO, el director ejecutivo, sigue siendo la referencia más importante de la empresa.

Dentro de la Dirección de Transformación Digital, las principales magnitudes son:

  • Chief Digital Officer (CDO): define la estrategia digital corporativa y difunde la cultura digital; por lo general es un consultor externo.
  • Chief Information Officer (CIO): experto en la integración de sistemas y servicios: hace entender las nuevas tecnologías y se ocupa de la información y comunicación que gira en torno a ellas.
  • Director de marketing (CDO): ??responsable de las actividades de marketing corporativo, dirige la gestión de marcas, productos/servicios y canales de distribución relacionados, comunicaciones corporativas (incluidas las promociones), estudios de mercado, fijación de precios y atención al cliente.

Cambio constante

Es la base del éxito de la Transformación Digital. Por eso es fundamental que todos desarrollen una actitud abierta al mundo digital y un cierto grado de flexibilidad. Esto solo se consigue tranquilizando a la plantilla y proporcionándole las herramientas y un entorno de trabajo que le permita gestionar y acoger las noticias con serenidad.

Cultura

Sin una cultura digital adecuada, los empleados no aceptarán la innovación. En cambio, al explicarles en qué se basa el proceso de Transformación Digital, para que pueda llevarse a cabo, podrán comprenderlo y tener una actitud mental abierta al cambio. ¿Quién tiene que lidiar con la cultura digital en la empresa? El CEO, apoyado por el CDO. Juntos deben hacer comprender a las personas la importancia y los beneficios del proceso de innovación, así como las acciones necesarias para lograrlo.

Personal

A la hora de lanzar nuevos modelos de negocio digitales, es necesario tener en cuenta el impacto que pueden tener en el personal de la empresa. Para permitirle acoger y hacer el mejor uso de las nuevas tecnologías, es esencial estimularlo, por un lado, para que consiga una mentalidad digital, y capacitarlo para que adquiera las habilidades necesarias. En concreto, deben hacer sus propias habilidades técnicas y habilidades transversales como la agilidad mental, la resolución de problemas, la flexibilidad y la resiliencia. En el sistema empresarial que se creará, las habilidades interpersonales también serán fundamentales.

Innovación

Entendida como la introducción de nuevas tecnologías y un cambio de mentalidad, estrategia y modelos de negocio. Quien guía la innovación es el Director General, a través de la definición de objetivos estratégicos claros y coherentes con la visión corporativa. Los verdaderos actuadores son los Gerentes de Transformación Digital quienes, junto con el equipo transversal, encuentran soluciones, adoptan las últimas tecnologías y proponen estrategias.

Experiencia del cliente

El cliente es el principal motor de la Transformación Digital, por lo que las empresas deciden invertir en innovación tecnológica.

La experiencia del cliente impacta en todas las áreas del negocio, desde la captación de clientes hasta la fidelización. Por eso es necesario conocer bien a los clientes, sus necesidades, comportamientos y expectativas.

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Transformación del negocio digital en tres pasos

La Transformación Digital ahora afecta a todos los sectores empresariales, incluso aquellos que alguna vez se consideraron tradicionales o nada tecnológicos.

La transformación digital se basa en una estrategia digital, es un proceso tan complejo y con efectos tan disruptivos que es fácil perderse en el camino si no se tienen objetivos o directrices claras. Entonces, ¿cómo se construye una estrategia de Transformación Digital para las empresas?

En la base de cualquier proceso de innovación debe haber un análisis cuidadoso del contexto empresarial, las tecnologías, los clientes, el mercado de pertenencia y la competencia. Estudiar la situación dentro y fuera de la organización es fundamental si queremos identificar sus debilidades, necesidades tecnológicas, objetivos de crecimiento y necesidades de experiencia de usuario.

Según el Instituto de Transformación Digital, la innovación es un gran motor de crecimiento. Sin embargo, para emprender este camino de la mejor manera posible, es necesario lo siguiente:

  • Una estrategia, desarrollada por el Equipo de Transformación Digital.
  • La coordinación interdepartamental, realizada por RRHH, TI y Marketing.
  • El desarrollo de habilidades adecuadas al cambio tecnológico.

No existe un proceso unívoco, realizable indiscriminadamente en todos los contextos. Cada realidad, de hecho, es única, con sus propias necesidades específicas. Sin embargo, al definir el plan estratégico, se pueden seguir pautas y precauciones comunes. Veamos específicamente cómo crear las bases de la transformación digital.

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Planificar

Si te preguntas cuáles son los pasos a seguir para la transformación digital, lo primero que te sugiero es: utiliza guías para planificar y gestionar tu estrategia. La hoja de ruta permite ordenar la gran cantidad de información y datos que se recopilarán y analizarán. Simplifica el trabajo y permite mantenerse enfocado en el objetivo final del cambio tecnológico, que es crear organizaciones innovadoras, capaces de utilizar con éxito el enorme potencial de información.

Crea tu estrategia de Transformación Digital, puedes estructurar el plan estratégico siguiendo pasos definidos y centrándote en puntos de referencia y métricas importantes. Podrás monitorear periódicamente el progreso conseguido, facilitando así cualquier ajuste durante el trabajo.

La Transformación Digital, de hecho, es un proceso continuo; pueden sufrir variaciones durante la propia construcción y con el paso de los años.

Veamos juntos un ejemplo de plan estratégico:

  1. Asegurar el compromiso de los gerentes.
  2. Identificar problemas, obstáculos y debilidades.
  3. Establecer objetivos concretos y KPI (indicadores de rendimiento).
  4. Planificar los gastos.
  5. Describir la experiencia actual del cliente.
  6. Evaluar las tecnologías presentes.
  7. Identificar mejores soluciones y socios.
  8. Planifique el lanzamiento.
  9. Identificar un equipo de lanzamiento calificado.
  10. Desarrollar sistemas organizacionales ágiles.
  11. Difundir una cultura digital en la empresa.

Para ser efectivo, cada camino debe incluir objetivos y fases de innovación, implementación, prueba y monitoreo a corto, mediano y largo plazo.

Entre los distintos departamentos de la empresa, aquellos a los que se suele dirigir inicialmente la energía y los recursos son de marketing y operaciones (el conjunto de procesos necesarios para crear y entregar al cliente el producto o servicio). Esto no es casual sino una consecuencia lógica de que si se quiere mejorar la experiencia de usuario, objetivo prioritario de las realidades que empiezan a revolucionarse, es necesario intervenir en las áreas que se ocupan de ello.

Para construir

Las Transformaciones Digitales siguen un modelo holístico; es decir, para su funcionamiento requieren de la integración y colaboración entre las distintas áreas de negocio.

Poder conectar procesos, fuentes de información, tecnologías y datos entre sí, representa uno de los mayores desafíos para las empresas que deciden emprender este camino.

La Transformación Digital es crear conexiones, no obstante, es una actividad necesaria, a definir a nivel estratégico, para obtener el máximo beneficio de la innovación tecnológica.

¿Cómo conectar, o qué conexiones fortalecer, específicamente?

  • TI y Marketing.
  • Empresa y procesos.
  • Datos y decisiones.
  • Personal de la empresa.
  • Empresa y clientes.
  • Tecnologías emergentes y existentes.

Para crear enlaces entre departamentos, vuelve a ser fundamental que existan figuras con habilidades técnicas y personales específicas: profesionales capaces de mediar y hacer que las innovaciones tecnológicas sean utilizables por el mayor número de personas posible.

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Evitar problemas

Los procesos de Transformación Digital implican cambios tan importantes que redefinen por completo las estrategias y modelos de negocio tradicionales.

A menudo, incluso hablamos de Digital Disruption, o Disrupción Digital, entendida como un cambio significativo vinculado a la introducción de nuevas tecnologías. Aunque estamos en medio de la era de la llamada revolución digital, sin embargo, no todas las empresas o líderes que están a la cabeza son capaces de entender o apoyar las transformaciones digitales.

De hecho, pueden existir diversos impedimentos para su implementación efectiva, tales como:

  • Presupuestos inadecuados.
  • Falta de personas adecuadamente capacitadas para las nuevas tecnologías.
  • Falta de visión gerencial adecuada.

Por lo tanto, se penaliza por un lado a las empresas con estructura patriarcal y tradicionalista y por otro a las micro, pequeñas y medianas empresas que, por falta de recursos, no pueden seguir la innovación tecnológica. Afortunadamente, sin embargo, algo está cambiando; por ejemplo, el Ministerio de Desarrollo Económico, para incentivar la Transformación Digital de las pymes, ahora da la posibilidad de solicitar subsidios.

Beneficios de la Transformación Digital para las empresas

¿Por qué las empresas exitosas se enfocan en la transformación digital?

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Por los grandes beneficios que pueden derivar de ello. Entre los principales:

  • Mejora de la Experiencia del Cliente.
  • Optimización de procesos (flexibilidad operativa).
  • Reducción de costes, especialmente los relacionados con el archivo y gestión de expedientes.
  • Mayor interacción, comunicación y colaboración entre los departamentos de la empresa.
  • Mayor seguridad laboral y protección de datos.
  • Adquisición y análisis de Big Data.
  • Desarrollo de nuevas fuentes de ingresos.
  • Innovación tecnológica.
  • Fomento de la cultura digital.

Para obtener el máximo beneficio, el proceso de Transformación Digital debe aplicarse de forma global, involucrando a todas las áreas de negocio. Sin embargo, a excepción de las nuevas empresas, que ya están ingresando al mercado con un gran componente de innovación, todavía hay pocas empresas españolas orientadas hacia la digitalización masiva.

Dos de cada tres empresas que han lanzado proyectos de transformación digital, solo una parte ha implementado cambios profundos y estructurales, invirtiendo en investigación y desarrollo. A menudo, de hecho, los cambios se limitan a la simple introducción de tecnologías útiles sobre todo para reducir costes, mientras que la inversión en otros recursos importantes, como las personas, es mínima. Solo por ponerte un ejemplo, según la plataforma Statista, en 2020 más de un 39% de las empresas entre 50 y 249 empleados contrataron especialistas en tecnologías de la información y la comunicación en España. En total solo casi 19% de las empresas emplearon a especilaistas en TIC.

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Tendencia de Transformación Digital

La Transformación Digital no se trata solo de la fabricación, sino que es un fenómeno transversal que afecta a todo tipo de organizaciones y aspectos sociales. Sanidad, Administraciones Públicas, Finanzas, Retail, Automoción o la investigación científica son solo algunos de los sectores en los que se ha invertido mucho en los últimos años.

Los beneficios de la transformación digital están bajo nuestros ojos, a diario.

Basta pensar en el suministro de electricidad, gas y agua o en el funcionamiento automatizado de los sistemas domésticos. Incluso el trabajo inteligente, una modalidad poco común hasta hace unos años pero hoy en día parte integral del modelo organizativo corporativo, es un servicio completo para apoyar el proceso de cambio.

  • Formación: reskill y upskill: cursos de formación que son siempre transversales, porque la hiperconexión de los procesos de negocio hoy en día debe prever un modus operandi compartido y pro-activo. Me gustaría dar una sugerencia para superar esta fase, es decir, contactar con un coach digital que podrá iniciar el proceso de innovación y, al mismo tiempo, capacitar al personal interno en la transición tecnológica.
  • Computación en la nube: esencial para las empresas que buscan almacenar de forma segura sus datos online, administrarlos y recuperarlos rápidamente sin invertir en maquinaria cara. La “nube” ofrece una gama cada vez más rica de tecnologías, además de una gran flexibilidad. De hecho, las empresas pueden aumentar o disminuir la potencia y capacidad de los servicios según sus necesidades, escalándolos en el tiempo. En particular, se está afianzando la nube híbrida, la arquitectura de TI que prevé la gestión y el intercambio de cargas de trabajo entre dos o más entornos, públicos y/o privados. Que se trata de una tendencia cada vez más extendida lo demuestra el hecho de que los principales proveedores de nube pública, como AWS, Azure, Google, IBM y Oracle, estén invirtiendo en este campo.
  • Big Data e Inteligencia Artificial: todas las empresas ahora producen y tienen acceso a una gran cantidad de datos: información de las actividades de la organización, web, redes sociales, sensores colocados en la maquinaria de producción, etc. Son una valiosa fuente de información, pero sin un análisis adecuado, no son inútiles. Para convertir los datos en “hablantes”, para poder analizarlos y tomar decisiones de negocio, se utilizan algoritmos cada vez más precisos y sofisticados. La evolución más avanzada del análisis de datos está representada por la Inteligencia Artificial, un área en continua y rápida evolución. Machine Learning y Deep Learning, las dos técnicas principales de la Inteligencia Artificial, ahora encuentran espacio en numerosos sectores: Seguridad, Finanzas, Salud y Automoción, solo por dar ejemplos.
  • Internet de objetos: el camino por el cual los objetos adquieren su propia identidad en el mundo de las tecnologías de la información, gracias a Internet. Estos objetos, denominados «inteligentes», están interconectados para intercambiar la información que poseen, recolectan y/o procesan, sin ninguna intervención manual. El IoT encuentra aplicación en muchas áreas: hogar (domótica), automóviles (definidos, precisos, inteligentes), hospitales, hasta empresas. Es una tecnología que, proporciona indudable comodidad al consumidor, y puede conseguir ventajas industriales y logísticas a las industrias.
  • Pagos Innovadores y Blockchain: continua por mejorar la experiencia del usuario, uno de los principales objetivos de las empresas es la simplificación de la fase de compra. En parte ligada al mundo de los pagos innovadores está la tendencia del Blockchain, un conjunto de tecnologías con numerosas aplicaciones unidas por la lógica de la desintermediación y la descentralización. Esta innovación permite, potencialmente, prescindir de bancos, notarios e intermediarios financieros. Se trata, por tanto, de una gran revolución, en un mundo que aún está en gran parte por explorar.
  • Seguridad y privacidad TI: el uso masivo de tecnologías digitales conduce a un aumento de las amenazas a la seguridad de los sistemas de información y datos corporativos. Se ha vuelto esencial para las empresas «actualizar las estrategias de seguridad de TI al expandirlas a las redes domésticas y los dispositivos utilizados para el trabajo inteligente». 

Errores a evitar

Cuando una organización pasa por el proceso de transformación digital, la posibilidad de cometer errores, es bastante frecuente. Por lo tanto, conocerlos de antemano puede ser útil.

Los errores más comunes que se pueden cometer son:

  • Trato con empresas nativas digitales.
  • Descuidar el tamaño de la empresa.
  • Centrarse solo en la tecnología.
  • No invertir adecuadamente en formación, cambio cultural y comunicación.
  • Descuidar la integración entre departamentos.
  • Llevar a cabo un proceso de Transformación Digital parcial.
  • No implementes herramientas o software digitales en todas las etapas de la cadena de producción.
  • No consultar ni contar con profesionales competentes.

Estos son solo algunos de los riesgos que te puedes encontrar en la gestión de una empresa que decide implementar una transformación digital. Para que no te pille desprevenido, es recomendable contar con un marco de Gestión de Riesgos, que te permita predecir y mitigar el impacto que estos errores podrían tener en la dinámica de la empresa.

Conclusiones y coaching estratégico gratuito

Los procesos de Transformación Digital en España todavía son bastante limitados debido a restricciones culturales o falta de recursos. Sin embargo, hay ejemplos de transformaciones digitales exitosas.

Debido a la pandemia también se ha ampliado una brecha entre aquellos que ya habían iniciado la transformación digital y los que aún no la habían empezado. 

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