Le migliori App utili per Organizzare il Lavoro

Sei una persona talmente dinamica e con così tante cose da fare che ti stai chiedendo se esista qualche app che possa aiutarti a fronteggiare le sfide lavorative di tutti i giorni? Buone notizie, di app di questo tipo ce ne sono di tutti i gusti e per le esigenze più disparate! Per questo ho preparato per te una selezione di quelle che sono le migliori app per organizzare il lavoro suddividendole per categorie.

Leggi questo articolo per scoprire qual è l’app che si adatta di più alle tue esigenze. In particolare sto per parlarti di app:

• in grado di aiutarti quando ti trovi in ufficio, offrendoti un solido supporto nella gestione ed organizzazione del lavoro
• utili per organizzare la giornata al meglio, ottimizzando la gestione del tempo e degli obiettivi di tutte le tue attività, non solo lavorative
• grazie alle quali potrai incrementare considerevolmente la tua produttività a lavoro
• da poter utilizzare nell’ambito della gestione aziendale
• rivolte in maniera mirata ai manager
• utili per fare marketing a 360 gradi.

Inoltre, se sei una persona energica a cui piace mettere le mani in pasta su diverse attività e con una passione per il digitale, ti consiglio vivamente di dare un’occhiata al Corso Digital Marketing Manager di Digital Coach®, potrebbe essere per te un’ottima opportunità per metterti in gioco ed esprimere le tue potenzialità.

App gestione lavoro

Grazie alle numerose applicazioni disponibili, organizzare il proprio lavoro può diventare un gioco da ragazzi!
Pianificare la propria giornata lavorativa offre certamente diversi vantaggi, come:

• ottimizzazione del tempo a tua disposizione
• incremento della produttività
• riduzione dello stress grazie ad una migliore distribuzione delle cose da fare

Di seguito, ti indicherò quali sono le migliori app per organizzare il lavoro.

Evernote

Avere la possibilità di poter prendere appunti in ogni momento grazie al proprio smartphone è senza dubbio il primo step da compiere per essere più efficaci nella gestione del lavoro. Iniziamo quindi parlando di Evernote, un’applicazione talmente popolare fra le app utili per organizzare il lavoro al punto che potresti trovarla già installata di default sul tuo device. Evernote non serve però solo a prendere appunti, si tratta infatti di un’app estremamente versatile che consente di svolgere diverse altre funzioni, diventando di fatto uno dei principali strumenti per organizzare il lavoro nell’epoca degli smartphone (addirittura su alcuni di questi la si può trovare come un’applicazione di default).

Grazie ad Evernote potrai:

• prendere appunti in qualsiasi occasione
• allegare foto, file audio, documenti di Microsoft Office e PDF
• creare delle liste di cose da fare (le famose to-do-list)
• associare agli appunti creati degli utili promemoria
• condividere i file creati con chiunque tu voglia in pochi click
• sincronizzare tutto ciò che avete realizzato con tutti dispositivi che volete

In breve, tra le applicazioni per scrivere, realizzare progetti e modificarli successivamente questa è sicuramente la più comoda e completa. Un vero “must have” del professionista moderno.

Simple Mind

Questa seconda applicazione per la gestione del lavoro è per certi versi simile alla precedente, ma che in realtà offre possibilità molto differenti. Anche quest’app infatti serve ad annotare appunti, ma la modalità è completamente diversa: Simple Mind consente infatti di realizzare delle vere e proprie mappe mentali in maniera estremamente semplice. Avrai la possibilità di schematizzare concetti, creare rappresentazioni grafiche e rimodificare il tutto in un secondo momento. Potrai inoltre sfruttare colori, immagini, foto, link ecc.

Non basta? Questa applicazione ti consente anche di scaricare ogni schema che hai realizzato in formato PDF per poterlo successivamente sfruttare su qualsiasi piattaforma.

Pocket

Veniamo ora ad un’applicazione dalle funzionalità differenti ma che sempre rientra fra gli strumenti per organizzare il lavoro. Stiamo parlando di Pocket, un’applicazione ideata al fine di salvare e di conservare tutti i contenuti internet che possono tornare utili in un secondo momento.

Potrai salvare gli articoli, le storie, le notizie, le informazioni sportive e i video da qualsiasi dispositivo. Inoltre grazie alla preziosa funzione di ascolto offerta da Pocket ogni articolo, post o notizia si trasforma in un’esperienza di apprendimento a mani libere, consentendoti la massima ottimizzazione del tempo possibile mentre sei in ufficio. Funziona anche offline: un’applicazione indispensabile!

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App per organizzare la giornata

Saper organizzare la propria giornata aiuta inevitabilmente a ridurre al minimo quella lunga e infinita lista di cose da fare!
Se hai difficoltà nella fase organizzativa, non temere! A tua disposizione ci sono diverse app per organizzare la giornata di cui non potrai fare a meno!

Vediamone alcune.

Any.do

Parlando di quelle che sono le migliori app per organizzare il lavoro perché non parlare anche di app per organizzare la giornata? D’altronde nella frenesia del mondo odierno la pianificazione non è mai troppa, ed è sempre meglio avere un’applicazione in più che una in meno! Iniziamo quindi subito con il pezzo forte: Any.do. Si tratta di un’app all-in-one progettata per tenerti sempre aggiornato sulle tue to-do-list e sul tuo calendario senza problemi. Grazie a questa applicazione potrai:

• realizzare liste di mansioni da svolgere, utile sia per la gestione delle attività quotidiane che per i compiti lavorativi;
• strutturare calendari, grazie ai quali non solo potrai visualizzare gli eventi della giornata, ma anche della settimana e del mese. Il calendario integrato in questa applicazione si sincronizza in tempo reale con il calendario del tuo telefono, il calendario di Google, gli eventi di Facebook, il calendario di Outlook o qualsiasi altro calendario, in modo da non dimenticare alcun evento importante;
• impostare promemoria, qualsiasi annotazione presa potrà essere associata con semplicità ad un pratico promemoria che si attiverà ad un orario programmato o raggiungendo una determinata località. Inoltre, per rendere questa funzione ancora più pratica, è possibile impostarla anche solo attraverso dei messaggi vocali.

Il tutto perfettamente sincronizzato su ogni tuo dispositivo: smartphone, tablet e desktop.

Wunderlist

In alternativa, un’altra comoda app di gestione attività è Wunderlist. Come dice il nome stesso, anche questa applicazione soddisfa la funzione di realizzare liste. Che tu stia condividendo la lista della spesa con un amico, lavorando ad un progetto importante o organizzando la tua vacanza, Wunderlist ti consente di acquisire, condividere e completare tutte queste attività in maniera molto semplice. Esegue inoltre immediatamente la sincronizzazione tra telefono, tablet e computer, per consentirti l’accesso a tutte le attività ovunque tu sia.

Il grande vantaggio di quest’app consiste però nel fatto che offre la possibilità di ordinare le attività sulla base di delle cartelle principali, alle quali si possono poi aggiungere delle sottocartelle contenenti delle informazioni più specifiche. La possibilità di prendere appunti inoltre non è limitata solamente alla scrittura, ma si possono allegare anche immagini, video, URL, file PDF e documenti Office.

IFTTT

Veniamo ora ad un’applicazione apparentemente più complessa ma estremamente utile e geniale! Si chiama IFTTT, ed è l’acronimo di “If This Then That“, ossia “se questo allora quello“. La sua funzione è infatti sostanzialmente quella di mettere in comunicazione le tue applicazioni fra loro, creando degli automatismi che si attivano sulla base di determinati eventi.

Facciamo un esempio: supponiamo che tu domani mattina voglia alzarti alle 7:00 per andare a correre al parco, tuttavia non ti andrebbe di andare a correre nel caso piovesse. Ecco che in questa circostanza IFTTT fa al caso tuo, puoi infatti impostare un comando secondo cui: se (if) domani piove (app meteo) allora (then) vuoi disattivare la sveglia (app orologio).

Sono più di 600 le app che funzionano con IFTTT, tra cui: Twitter, Google Drive, Weather, Instagram, e-mail, oltre che dispositivi come Amazon Alexa, Nest e Philips Hue.

Creare collegamenti fra le applicazioni è più semplice di quanto credi! Sicuramente un’app di gestione attività che fornisce un plus da cui non vorrai più tornare indietro. Da provare assolutamente.

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App per produttività

Le app per incrementare la produttività possono essere intese sia come app per organizzare il lavoro, che per sbrigare quelle che sono le normali faccende della giornata, consentendoti un’efficace gestione del tempo e degli obiettivi di tutte le tue attività.

Todoist

Iniziamo parlando di Todoist, un’app del genere “to-do-list”, la quale si caratterizza per avere la possibilità di impostare quelli che sono i propri obiettivi, nel breve e nel lungo periodo, e di monitorare i progressi fatti. Puoi usarla per:

• prendere nota di attività e organizzarle nel momento stesso in cui ti vengono comunicate
• avere reminder personalizzati su scadenze e avvenimenti
• costruire abitudini durature attraverso date ricorrenti come “ogni lunedì”
• collaborare su di un progetto assegnando incarichi precisi agli altri membri del team
• settare diversi livelli di priorità alle tue attività
• visualizzare i tuoi progressi
• integrare strumenti come Gmail, Google Calendar, Amazon Alexa e molti altri

Uno strumento semplice e comodo che diventerà velocemente il tuo centro per tenere organizzati vita e lavoro.

30 Minutes – Goal planner

Ecco un’altra app pensata interamente per incrementare la produttività. Su 30 Minutes – Goal planner tutto quello che occorre fare è disporre un elenco di obiettivi che si intende portare a termine. A questo punto l’applicazione è impostata in modo che ci possa essere solamente un obiettivo attivo per un dato periodo di tempo. In questo modo, l’app ti aiuta a stabilire le tue priorità e a definire qual è il compito più importante da portare a termine nella tua fase attuale. Nello specifico le sue caratteristiche sono:

• la possibilità di poter impostare per quanti giorni ciascun obiettivo dovrà essere attivo e per quanto tempo ogni giorno
• la presenza di un timer che ti indica quanto tempo hai trascorso su ciascun obiettivo
• il vantaggio di avere delle statistiche dettagliate per ogni obiettivo attivo
• possibilità di sincronizzazione con iCloud
• assoluta libertà nelle gestione di promemoria e notifiche

Forest

Veniamo ora all’app per produttività più semplice e geniale che possa esistere: Forest. Questa applicazione è stata pensata con l’obiettivo di non farti distrarre dal lavoro che stai compiendo, diminuendo il rischio che tu possa perdere tempo usando lo smartphone per navigare sui social o per qualsiasi altra fonte di distrazione.

Come funziona? Tutto ciò che bisogna fare è impostare un timer (per un periodo di tempo che corrisponderà a quello che ti occorre per portare a termine il compito), a questo punto nella schermata dell’applicazione inizierà a crescere lentamente un albero, il quale terminerà il suo sviluppo esattamente nel tempo precedentemente stabilito. Inizi ad intuire? Se per qualsiasi motivo si esce dall’applicazione la pianta morirà ed avrai perso il mini-gioco. L’obiettivo finale è quello di far crescere un’intera foresta. La quale diventerà di conseguenza una rappresentazione di quanto sei stato produttivo nell’ultimo periodo e di quanto poco ti sei lasciato distrarre dalle altre applicazioni del tuo smartphone. Che dire, geniale.

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App per gestione aziendale

Una buona organizzazione del lavoro e l’ottimizzazione del tempo e delle risorse a disposizione sono una delle best practices aziendali, un requisito fondamentale per avere una perfetta gestione dell’impresa. Per raggiungere questi standard, imprenditori e aziende possono avvalersi di diverse app per la gestione aziendale.

Trello

Fra le migliori app per organizzare il lavoro non si può certo dimenticare le app per gestione aziendale, le quali diventano delle vere e proprie risorse all’interno della vita in ufficio. Partiamo da Trello, un’app gestionale pensata per mantenere il controllo sui propri progetti di lavoro e per coordinare i membri del team sui lavori da svolgere, rendendo la collaborazione facile, veloce e anche divertente. Con Trello puoi:

• creare bacheche al fine di organizzare il lavoro da svolgere
• sia sfruttarle da solo che rendere partecipi altri utenti
• assegnare compiti di lavorativi per ogni progetto
• stilare “to-do-list”
• allegare file di diverso tipo tra cui anche foto e video
• lasciare commenti a qualsiasi contenuto pubblicato

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Planday Employee Scheduling

Fra le app per gestione aziendale non poteva certo mancare un’app per la gestione dei turni di lavoro, ed ecco che arriva Planday Employee Scheduling. Questa applicazione consente per l’appunto di organizzare gli orari lavorativi dei dipendenti o dei colleghi, immettendo nell’apposita sezione l’orario di inizio e di fine turno.

Il punto forte di questo strumento consiste nel fatto che non è unilaterale, ciò significa che ciascun utente avrà a sua volta la possibilità di richiedere variazioni di orario in base alle proprie disponibilità. A prescindere quindi dalle dimensioni dell’azienda, questa applicazione semplifica parecchio quelli che sono i processi di pianificazione e di comunicazione.

Expensify

Per concludere la sezione dedicata alle app per gestionale aziendale abbiamo Expensify, un’applicazione che aiuta a semplificare i conti delle spese sostenute durante i viaggi di lavoro, eliminando di fatto l’obbligo di conservare ogni singolo scontrino. Con Expensify tenere traccia dei propri costi diventa un’operazione semplice e velocissima rimuovendo anche il rischio di incorrere in dimenticanze.

Inoltre, una volta che si ha preso nota delle uscite attraverso l’applicazione questa ne consente successivamente di realizzare un report minuzioso con tutte le spese rimborsabili, al fine di per poterlo poi condividere con chi di dovere all’interno dell’azienda.

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App per manager

Fra le app utili per organizzare il lavoro non potevano poi certo mancare le app per manager, ovvero quelle dedicate a chi occupa una posizione da leader all’interno di un team e necessita di tenere facilmente sotto controllo tutte le attività coordinando i singoli membri.

Asana

La prima app che è doveroso citare è Asana, un’app praticamente essenziale per poter amministrare un progetto all’interno di un gruppo di lavoro, in quanto consente di agevolare le comunicazioni, rendendo la pratica di inviare e-mail superflua.

All’interno di Asana ogni gruppo di lavoro contiene i rispettivi progetti, i quali contengono a loro volte degli specifici compiti, che dovranno essere assegnati ai singoli membri. In oltre, cosa non meno importante, ogni utente facente parte del progetto avrà la possibilità di commentare quanto è stato predisposto e di annotare le proprie idee. Insomma, un’ottima applicazione che consente allo stesso tempo di supervisionare un team coordinato, e dell’altra di rispettare le scadenze senza problemi.

Redmine

Un’applicazione simile alla precedente è Redmine, la quale però oltre a consentire la realizzazione di progetti e di compiti da affidare ai membri del proprio gruppo di lavoro, consente anche di poter monitorare il tempo che ciascun dipendente spende nello svolgere le proprie mansioni ed il tempo totale investito per il raggiungimento di ogni specifico progetto. Ecco alcune delle principali statistiche che questa applicazione fornisce:

• il tempo speso su progetti
• quali sono stati i compiti più laboriosi
• quale è stato giorno più produttivo della settimana
• la quantità complessiva di ore che sono state spese per il raggiungimento di ogni task

Il tutto ovviamente sempre unito alla possibilità di scambiarsi informazioni, oltre che documenti e file di diverso tipo. Un’altra app per manager sicuramente potrebbe fare la differenza.

Clarizen

L’altra app per manager che voglio consigliarti è Clarizen, un’applicazione che assolve ad una grande quantità di funzioni diverse: amministrare il portfolio, stabilire incarichi ed attività, amministrare le risorse, il budget e quelle che sono le uscite. Eccone riassunte le principali caratteristiche:

• possibilità di poter esaminare una dashboard contenente gli aggiornamenti sull’andamento dei progetti
• un report accurato sui tempi di lavoro svolti su di un determinato compito e relativo monitoraggio dei progressi
• una panoramica sui gli incarichi gestiti da te o dai tuoi dipendenti, con un costante aggiornamento sui progressi
• possibilità di poter gestire dei fogli di presenze

Nonostante consenta di gestire una grande quantità di informazioni, un altro punto a favore per quest’app consiste nel fatto che risulta da subito intuitiva e semplice da utilizzare.

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App per marketing

Infine, eccoci arrivati alle app per marketing, ovvero tutte quelle app utili per organizzare il lavoro di chiunque abbia un business da gestire, piccolo o grande che sia. 

Buffer

Partiamo quindi da un’applicazione che consente di gestire comodamente un’aspetto di marketing essenziale al giorno d’oggi: i social network. La migliore applicazione che voglio consigliarti per questo scopo è Buffer, la quale ti consente di controllare e gestire tutti i tuoi profili social senza dover mai cambiare app. Buffer si trasformerà presto nel tuo punto di riferimento centralizzato per pianificare la pubblicazione dei post con anticipo, gestire i contenuti e tenere traccia del rendimento su tutti i tuoi account. Ecco i suoi principali vantaggi:

• gestione di Facebook, Instagram, Twitter, Pinterest, e LinkedIn nello stesso posto
• possibilità di riuscire a mantenere una coerenza comunicativa in maniera più semplice sui diversi canali
• ottenimento di analitiche semplici da interpretare per ogni contenuto pubblicato
• pianificazione automatizzata dei post in maniera semplicissima

NetSuite

Ecco un’altra app per il marketing che non può in alcun modo essere assente all’interno dello smartphone di un vero business man: NetSuite. Questa applicazione è un sistema di gestione finanziario che offre un accesso senza paragoni alla Suite Cloud Business Software numero uno al mondo: una suite unificata per la gestione del lavoro che comprende ERP/operazioni finanziarie, CRM ed e-commerce. Con quest’app potrai sostanzialmente mantenere lo stesso controllo a 360 gradi delle tue attività come se fossi al PC. Ecco le sue funzioni fondamentali:

• istantanee commerciali dirette con pannello di supporto completo
• controllo dell’avanzamento dei progressi ovunque tu ti trovi
• facile controllo sul tempo e sulle spese
• possibilità di approvazione, e successivamente di avviamento, di interessanti azioni commerciali
• programmazione nel medio-lungo periodo delle giornate di lavoro attraverso l’accesso al calendario NetSuite completo

Smartsheet

Siamo arrivati all’ultima applicazione marketing, nonché all’ultima app spiegata di questo articolo. Voglio chiudere in bellezza con Smartsheet, un’applicazione tanto semplice quanto utile. Si tratta di una piattaforma per l’esecuzione del lavoro che migliora la collaborazione e i processi decisionali, accelerando allo stesso tempo l’innovazione. Il tutto all’interno di un’interfaccia visualizzata come un foglio di calcolo, estremamente pratica ed intuitiva da adoperare. Con Smartsheet potrai:

• controllare e cooperare con il tuo team
• ottenere comunicazioni da ogni utente
• incrementare la produttività
• verificare l’andamento del lavoro in tempo reale

Inoltre, Smartsheet è in grado di sincronizzarsi autonomamente con un gran numero di altre app!

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Ora conosci tutte le migliori app per organizzare il lavoro, spero che fra queste tu sia riuscito a trovare quella che fa al causo tuo. O perché no? Anche più di una! Al giorno d’oggi sono sempre più numerose le persone che si chiedono come migliorare il proprio lavoro, in tal senso, app come PostPickr, ti permettono di dirigere i tuoi post da un unico ambiente, il che significa un notevole vantaggio in termini di qualità e tempo.

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Fabio Barbara

Ho 24 anni e sono un Digital Marketer. Dopo essermi laureato in Scienze della Comunicazione ho subito sentito il forte richiamo del web, così ho deciso di formarmi professionalmente nel campo del Digital Marketing attraverso l’affermata scuola di Digital Coach.
Amo svolgere il mio lavoro in maniera precisa ed organizzata.