Organizzare un evento di successo online

Per organizzare un evento di successo online serve una lunga preparazione strategica e il coinvolgimento di professionisti in grado di amplificare il messaggio prestabilito. Ne abbiamo parlato nelle scorse settimane con Irene Schillaci, Social Media Manager, con la quale abbiamo approfondito il tema del live tweeting. In questa intervista Francesca Borghi, CEO di Yoursmart agency, giovane realtà milanese nata nel 2012 dalla passione della nostra interlocutrice e dei suoi “compagni di viaggio” come li definisce lei, ci dice la sua.       

      Come organizzare un evento di successo online?

Prima di tutto grazie per aver pensato a me per questa intervista, che già dalla prima domanda si dimostra interessante! Organizzare un evento di successo online significa avere un megafono di un evento che si svolge offline. Già perché non si può mai sostituire l’incontro fra persone vere e la stretta di mano che dà sicurezza, la possibilità di guardarsi negli occhi e rende possibile instaurare una fiducia duratura. Bisogna chiedersi: quante persone riesci a portare offline? Sicuramente meno di quante riesci a raggiungerne online, vuoi per la distanza, vuoi per impossibilità in quel giorno specifico o per impegni. Ecco che l’online ti dà la possibilità di diventare ugualmente protagonista e di partecipare, seppure virtualmente, all’evento grazie ai tweet, alle foto, ai post dei partecipanti. Amo le bullet point e vi propongo questa lista:

• Scegli il messaggio principale – non puoi bombardare di informazioni senza avere un obiettivo preciso.
• Scegli un hashtag sensato – per sensato intendo in grado già da sé di comunicare il senso dell’evento (e controlla che non sia già stato utilizzato in precedenza)
• Stabilisci un piano di azione – ogni collaboratore dovrà avere un compito preciso ed essere sempre sul pezzo. La strategia per un live tweeting di successo è essenziale e imprescindibile, così come i post sui blog di settore ad esempio.
• Circondati di professionisti – persone di valore portano qualità all’evento e più sono forti online più sarà incisivo il tuo messaggio
• Ringrazia sempre – le persone che daranno voce all’evento avranno scelto di condividere il tuo pensiero e le tue emozioni. Il minimo che puoi fare è ringraziarle
• Controlla i risultati – una volta terminato l’evento dovrai verificare l’efficacia, cosa ha funzionato e cosa non, così da poter fare ancora meglio la volta successiva
• Comunica emozioni – le persone vogliono emozionarsi, è quello che si aspettano leggendo i tuoi post, i tuoi tweet e guardando le tue foto. Fai in modo di toccare il loro cuore grazie alle parole.

   Qual è il contributo dei social nell’organizzare un evento di successo online?

I social media danno l’opportunità di raggiungere un pubblico che altrimenti rimarrebbe all’oscuro. Grazie alla campagna pre, durante e post-evento puoi comunicare con un pubblico davvero ampio e diverso da quello che raggiungi normalmente tramite la tua mailing list. Ad esempio: Tizio fa un Retweet di Caio che a sua volta ha fra i follower Sempronio che condivide e arrivano Pippo, Pluto e Paperino che fanno altrettanto. Insomma si instaura una catena che ipoteticamente punta all’infinito. Ecco perché non si dovrebbe sottovalutare la potenza dei social media. Pensa che durante uno degli ultimi live tweeting che ho gestito abbiamo raggiungo un reach potenziale di 9 milioni di utenti (9 milioni è un numero strabiliante!!) partendo da un account che aveva poco più di 1000 follower. Direi che i numeri parlano da soli, che dici?  

   Quali figure non possono mancare nell’organizzare un evento di successo online?

   Una lista puntata, esplicativa e facile da ricordare sicuramente aiuta nel capire  chi non può mancare nell’organizzare un evento di successo online:

• Lo “stratega precisino” – la persona che tiene le redini di tutta l’organizzazione, che non lascia nulla al caso e che coordina tutta l’operazione.
• Il “copywriter fantasioso” – colui il quale scrive bene ed è in grado di creare tweet vincenti e incisivi. Probabilmente userà sapientemente lo storytelling e chi ti leggerà si sentirà parte della storia.
• Il community manager esperto in crisis management – ecco chi ti salverà nel momento del bisogno.
• Un team di twittatori seriali – le persone che daranno voce al tuo messaggio e che twitteranno come se non ci fosse un domani.
• Il “controllore” – la persona che tramite i tool controllerà ogni mention e hashtag (anche quelli digitati sbagliati…) e che risponderà a tutti.
• I blogger influenti – loro che con potenza sono in grado di raggiungere le masse e un loro tweet basta a scatenare l’”inferno” . Ecco, diciamo che se parti con un team così una buona parte del lavoro è fatta, poi tutto te lo giochi durante l’evento e lì ci vorranno tanta creatività e attenzione certosina.

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Monica Foti

20 anni di esperienza nel marketing management dei media, presso le principali aziende editoriali italiane fra cui: Mondadori, Rizzoli, Editrice La Stampa. Dal 2005 consulente marketing strategico nel settore media e Marketing sportivo. Oggi Digital strategist, content manager, seo specialist.