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L’Email Outreach è un processo fondamentale che devi imparare a sviluppare se vuoi rendere la tua strategia SEO più efficace e diventare più concorrenziale rispetto ai tuoi competitor. Saper utilizzare bene questa abilità ti permetterà infatti di rendere più autorevole il tuo brand, ottenere backlink di qualità da giornalisti e blogger affidabili ed aumentare il loro tasso di risposta.

email outreach strategiaA differenza di quanto si crede, fare Email Outreach non significa semplicemente scrivere un messaggio e mandarlo a quanti più contatti possibili. Dietro deve esserci una strategia ben studiata per fare in modo che diventi uno strumento utile ed efficace.

È perciò importante costruirti una buona brand reputation online, per far sì che le tue email non vengano subito cestinate o ignorate. Vuoi sapere come fare? Insieme vedremo:

  • cosa è l’Email Outreach e come può essere utilizzata per accrescere il tuo brand;
  • come renderla efficace in 6 step;
  • quali sono le best practice per ottenere dei risultati concreti.

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Cos’è l’Email Outreach e a cosa serve

L’Email Outreach, in italiano tradotta con email di sensibilizzazione, è una strategia marketing e SEO finalizzata ad entrare in contatto con persone autorevoli tramite l’invio di mail. L’obiettivo di questa strategia di content marketing è quello di costruire una rete di autorevolezza intorno al tuo brand grazie alla promozione dei tuoi contenuti, la partnership con giornalisti e influencer e la richiesta di backlink

Perché è importante fare una campagna di Email Outreach? Puoi approfondire ed imparare ad utilizzare questa tattica se il tuo obiettivo è quello di far crescere il tuo brand. Infatti, questo è attualmente uno dei modi migliori per farsi conoscere direttamente dalle persone interessate al tuo settore. Ti può essere utile anche per migliorare il posizionamento dei tuoi contenuti web o per far conoscere e vendere i tuoi prodotti. 

In ogni caso, avere un piano d’azione ben definito è il modo migliore per avere successo. Il rischio di fare una campagna di Email Outreach senza aver prima creato un piano, è quello di essere scambiati per spammer. Questo accade perché molti marketer non prestano attenzione ai messaggi che inviano, mandandoli a quante più persone possibili senza personalizzare i contenuti. Quindi, anche se cercano di aumentare il proprio tasso di risposta, spesso ottengono il risultato opposto.

Devi, invece, ricercare contatti all’interno del tuo ambito, che possano essere davvero interessati ai tuoi contenuti, così da rendere questa pratica SEO davvero efficace e non solo uno spreco di tempo ed energia. Per questo dovrai imparare anche come fare un “check backlink” per capire se il tuo lavoro sta funzionando.

 

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Come fare Email Outreach in 6 step

Imparare a fare Email Outreach diventa sempre più importante per dare risalto alla tua attività e ai contenuti da te realizzati. Infatti, se un tempo bastava pubblicare contenuti di qualità sul sito web o sui canali social per farsi conoscere, adesso questo non è più così efficace. Oggi la concorrenza sul web è molto elevata e agguerrita. Devi perciò cercare il modo di renderti più visibile arrivando al pubblico giusto.

Ed è in questo che una campagna di email di sensibilizzazione, creata seguendo i passi giusti, ti può venire in aiuto. Ecco quindi quali sono i 6 step fondamentali per crearla senza commettere errori ed avere un tasso di risposta migliore dalla tua rete di contatti. 

 

Definisci obiettivi misurabili

Il primo passo è sicuramente quello di creare una strategia di Email Outreach e definire fin da subito quali sono gli obiettivi che vuoi raggiungere con la tua campagna. Considerato che in media il tasso di acquisizione di una email viene reputato eccellente quando si trova intorno al 10% di apertura, dovrai aspirare a centrare questo primo bersaglio. 

Altri obiettivi che potresti raggiungere con questa tattica sono: costruire nuove relazioni con persone autorevoli del tuo settore di competenza, contattare giornalisti e influencer e creare attraverso loro una strategia di link building, promuovere i tuoi contenuti, trovare investitori per il tuo business o generare lead per le aziende. 

Basa la tua campagna su scopi realistici e facilmente raggiungibili. Se sarai costante ed oggettivo, vedrai che il traguardo non tarderà ad arrivare. Annotare tutti i tuoi risultati su un foglio di calcolo può aiutarti a comprendere qual è il metodo che funziona meglio per te.

 

Scegli i contenuti da condividere

Scegliere i contenuti con attenzione è fondamentale per creare una email di sensibilizzazione che funziona. Per questo è importante avere una buona strategia di content marketing per creare e condividere testi che abbiano valore, che siano in linea con il tuo brand e pertinenti con gli interessi della persona che li riceve.

Gli argomenti dovranno essere rilevanti per l’utente, pensati per lui in modo così da instaurare un rapporto di fiducia. Il tuo obiettivo è perciò quello di rivolgerti ad un target specifico, coinvolgerlo, attrarlo e proporgli una soluzione ai suoi problemi. In questo modo lui sarà maggiormente propenso a condividere ciò che tu vuoi e le tue chance di successo saranno maggiori.

Metti gli elementi più importanti della tua mail all’inizio, per attirare l’attenzione, e sii breve. Nella tua prima email di contatto spiega ai destinatari in modo specifico in quale modo possono esserti di aiuto. La call-to-action deve essere chiara. Stai chiedendo il loro tempo e perciò devi dargli indicazioni precise su cosa devono fare dopo.

Sii originale nei tuoi contenuti. Connettiti con i tuoi interlocutori e facilita loro la lettura del tuo messaggio, magari utilizzando degli elenchi puntati, in modo che possano captare subito le informazioni più importanti. Evita di inviare in allegato file non richiesti e non scrivere parole in maiuscolo, cercando di utilizzare sempre lo stesso font per la scrittura del testo. In questo mod, ti costruirai un Email Outreach template che funziona da utilizzare per le tue campagne di mail marketing.

 

Seleziona i destinatari delle mail

Per far sì che la campagna di Email Outreach funzioni devi innanzitutto identificare il tuo target di riferimento. Basati sui tuoi contenuti e fai delle ricerche, anche sui competitor, per trovare la tua buyer personas. Dati demografici e professionali dei tuoi contatti ti daranno un primo riferimento su quali saranno i clienti ideali che dovrai raggiungere per una conversione più rapida ed efficace.

Selezionare i giusti destinatari delle tue mail è fondamentale per una strategia di backlink che funzioni. Trovare le persone giuste, quelle che si trovino all’interno del tuo ambito di competenza, ti permetterà di aumentare i tassi di risposta e renderà la tua campagna più efficace.

Condividere contenuti utili per le persone che ricevono la tua email aumenterà inoltre la possibilità di ottenere link su fonti autorevoli. Per fare questo crea una lista di persone che in passato si sono collegate a pagine simili a quella che vuoi promuovere o che hanno scritto un articolo simile al tuo. Ricercare il target giusto è fondamentale per evitare di essere considerato spam.

 

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Cura oggetto e lunghezza dei contenuti

contenuti per email di sensibilizzazioneUna mail perfetta comincia dall’oggetto. È la prima cosa che si vede di un messaggio; di conseguenza, deve catturare l’attenzione della persona a cui lo invii ed essere chiaro in modo da aumentare la possibilità che il messaggio venga aperto. L’oggetto fa la differenza tra le mail che vengono aperte ed altre che vengono semplicemente ignorate e cancellate.

Considera che un impiegato medio riceve circa 120 mail al giorno. La concorrenza è quindi dura e per questo motivo dovrai prestare molta cura nello scegliere la giusta frase. Evita di utilizzare numeri e percentuali nell’oggetto: questi, infatti, non invitano all’apertura. Fai appello invece alla curiosità ed alle emozioni e personalizza l’oggetto per ogni persona a cui invii il tuo messaggio. 

Anche la lunghezza dei contenuti è importante per il successo della tua campagna di Email Outreach. Si è infatti visto che le email di marketing performano meglio quando hanno una lunghezza compresa tra le 75 e le 100 parole. Le persone non hanno tempo di leggere email chilometriche e riassumere i concetti in poche frasi ti può aiutare a raggiungere il tuo obiettivo.

Nei contenuti mantieni sempre un tono di voce amichevole, ma rispettoso e professionale. Ricordati di chiudere il tuo messaggio con un saluto cordiale ed aggiungere i ringraziamenti per il tempo che ti è stato dedicato. E non dimenticare mai di aggiungere i tuoi riferimenti per esser ricontattato.

 

Personalizza il messaggio

Personalizzare il messaggio è fondamentale per una campagna di email marketing che funzioni. Le mail non devono essere fredde e impersonali: queste sono infatti le cosiddette “cold Email Outreach“. La loro sorte è quella di essere ignorate e cancellate subito. Alle persone piace sentirsi uniche e dovrai curare anche questo aspetto per creare una rete di contatti che rispondono alle tue mail e condividono i tuoi link. La personalizzazione del messaggio aumenta infatti i tassi di risposta.

Usa quindi il nome delle persone che contatti, comincia salutandole in modo professionale e fai riferimento a qualcosa che hai letto sul loro sito o su un loro articolo per dimostrare che sei davvero interessato ad entrare in contatto con loro, che li conosci e li segui. Ad esempio, potresti congratularti per un recente successo che hanno avuto.

Con questo piccolo accorgimento comincerai fin da subito a costruire un rapporto ed eviterai di dargli invece l’impressione di far parte di un elenco di email mandate a caso. Si sentiranno rassicurati dal fatto che tu li conosca e li ammiri. Alla fine ad ognuno piace essere un po’ adulato e questo li renderà più propensi ad acconsentire alla tua richiesta.

Aggiungi sempre nella tua mail i link dei tuoi contatti sui social. In questo modo ti farai conoscere meglio dai tuoi destinatari e questo ti aiuterà ad aumentare il tasso di risposta. Per questo motivo devi sempre curare il tuo profilo su LinkedIn in modo da risultare professionale e suscitare autorevolezza e fiducia in chi ti ricerca.

 

Monitora l’attività di Outreach e fai follow up

Una volta mandate le tue sequenza di email il lavoro non si conclude qui. Dovrai infatti monitorare l’andamento della campagna di sensibilizzazione con l’aiuto di alcuni tool specifici per questa attività. Controlla chi ha aperto la tua email, chi ha risposto, chi ha condiviso i tuoi link e chi invece ha ignorato o cestinato la tua email. Secondo uno studio solo il 30% delle persone potenzialmente interessate risponde alla prima email di contatto ed è per questo che diventa importante il follow-up.

sequenze di outreach emailsDopo qualche giorno dal primo messaggio puoi ricontattare le persone che non hanno risposto e fare un primo follow-up, cambiando il contenuto del messaggio o inviando un semplice remainder. Può capitare infatti che alcune email vengano ignorate semplicemente perché ogni persona ne riceve tante e non perché quella mail non è effettivamente interessante per il contatto che la riceve. In genere, è meglio aspettare almeno tre giorni prima di inviare una nuova mail.

Affidandoti all’aiuto di alcuni software di Email Outreach dedicati potrai gestire la tua campagna in modo più semplice e ordinato. Tra le funzioni più importanti troverai il monitoraggio delle mail e dei destinatari, molto utile per progettare follow-up automatici e promemoria con formati di messaggi personalizzabili. Alcuni di questi tool offrono anche la possibilità di trovare indirizzi di posta elettronica in vari settori di competenza.

Tra gli strumenti che potrebbero aiutarti, ti menziono:

  • SemRush
  • NinjaOutreach
  • Yesware
  • Hunter
  • Bouncer
  • BuzzStream
  • Mailshake
  • Outreach
  • Klenty
  • Postaga.

Non scoraggiarti se le tue prime campagne avranno un basso tasso di risposta. Se il tuo progetto ha valore, con il tempo i risultati cominceranno ad arrivare. Evita di fare follow up e di essere insistente nella presentazione dello stesso articolo per più di tre volte. Questo, infatti, è il numero di volte in cui andare oltre viene ritenuto fastidioso dai giornalisti e dai blogger.

 

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Email Outreach Template: esempio utile

Dopo averti spiegato come realizzare al meglio una strategia di Email Outreach, ti parlo di come potresti impostare la tua prima mail di contatto, facendoti un esempio.

“Buongiorno [nome del contatto],

Sono [il tuo nome] e volevo congratularmi con te per il tuo ultimo lavoro [qui puoi personalizzare il messaggio aggiungendo uno spunto che hai trovato sul suo profilo, un articolo che ha pubblicato, un successo o una promozione di lavoro]. L’ho trovato molto interessante e l’ho inoltrato ad alcuni miei contatti che potrebbero trovarlo molto utile! (Questa nota la puoi aggiungere se parli di un servizio o prodotto che il contatto ha condiviso).

Mentre stavo leggendo ho notato che il mio [qui descrivi il prodotto, servizio o articolo che vuoi fargli conoscere] si integra molto bene al tuo [inserisci il suo prodotto, servizio o articolo] e perciò volevo sapere se sei interessato a condividerlo [qui puoi inserire il link al tuo articolo o al prodotto che vuoi far conoscere]!

Resto a disposizione per ulteriori informazioni.

Buona giornata,

[il tuo nome e cognome, la tua mail e il link al tuo profilo LinkedIn]”.

 

Best practice per un’Email Outreach efficace

Avere una serie di accorgimenti per fare una buona attività di Email Outreach, è fondamentale per svolgere al meglio il tuo lavoro di marketing.

  • Prima di cominciare la tua attività di mail marketing, verifica sempre il valore dei tuoi contenuti. Chiediti se ciò che stai per inviare apporta davvero autorevolezza al tuo brand e se chi lo riceve ne ricaverà un reale beneficio per se stesso o per il suo pubblico di riferimento.
  • Domandati se, invece, quel messaggio potrebbe essere considerato spam e ritenuto inutile o addirittura fastidioso. Se hai questo dubbio meglio non inviare la tua mail a quella persona. Trova i punti in comune con le tue buyer personas e personalizza il tuo messaggio in modo da farli sentire importanti.
  • Mira sempre alla qualità dei tuoi contenuti piuttosto che alla loro lunghezza e scegli bene il tuo target di riferimento. Inviare email a caso non gioverà al tuo business. E sii sempre chiaro con i tuoi interlocutori. Solo così potrai ottenere da loro ciò che vuoi.

Solo se rispetterai queste pratiche potrai avviare una campagna di Email Outreach efficace e creare una strategia di link building e SEO che nel tempo ti porterà buoni frutti. Quando avrai creato una rete di contatti davvero interessati ai tuoi contenuti, avrai raggiunto il tuo importante obiettivo.

 

Conclusioni e consulenza gratuita

Come hai visto mettere in pratica una strategia di Email Outreach che funzioni non è semplice, ma è una tattica SEO fondamentale per diventare competitivo ed ottenere link autorevoli dai contatti del tuo ambito di pertinenza. Devi quindi lavorare sulla qualità della tua strategia, dedicargli il giusto tempo e le giuste risorse e vedrai che i risultati arriveranno.

Dare la giusta importanza al tuo lavoro è ciò che fa la differenza tra una campagna che non funziona ed una che ha successo. Non ti scoraggiare subito: continua a provare e a testare diversi modi di fare Outreach. In questo modo potrai davvero capire quale è la strada migliore da seguire per raggiungere il tuo successo professionale.

 

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Diplomata geometra, ho lavorato a lungo nel campo dell’edilizia prima di avere un colpo di fulmine per il mondo della grafica e del web. Amo la scrittura, la lettura e imparare sempre nuove cose.