Facility Management: cos’è, servizi e vantaggi per le aziende

Il significato di Facility Management è ancora oggi poco chiaro, specialmente in Italia, in cui questa attività sta prendendo piede a poco a poco. Con traduzione italiana gestione delle strutture o degli immobili, l’espressione fa riferimento a quella branca dell’organizzazione di un’azienda che gestisce e coordina tutte le attività, i servizi, gli spazi fisici e gli impianti per renderli o mantenerli sicuri e funzionali. 

Il Facility Management è l’attività specializzata nel controllo di tutti gli spazi lavorativi, per assicurarne il rispetto delle norme di legge e del comfort necessario per rendere vivibile l’ambiente lavorativo. Si riferisce alla disciplina che ingloba tutti gli aspetti non direttamente correlati al core business dell’azienda, come ad esempio la produttività, le telecomunicazioni, il servizio mensa, ecc.

Al contrario, la gestione delle strutture la manutenzione degli impianti dell’edificio lavorativo e le installazioni ad esso connesse come gli impianti elettrici o idraulici e i servizi di vigilanza, pulizia, santificazione e tanto altro ancora.

Nel corso del seguente articolo scoprirai approfonditamente:

• cos’è e come funziona il Facility Management;
• quali sono i servizi inglobati in questo settore;
• quali sono i benefici della gestione delle strutture nell’organizzazione di un’azienda;
• conoscerai a fondo la figura professionale del Facility Manager, lo stipendio, le sue mansioni e competenze.

Ricorda che in un’azienda è fondamentale dotarsi di un Sistema di Gestione Manageriale: un progetto che porti la tua azienda a un level up, con un’organizzazione in grado di supportare il raggiungimento di obiettivi a lungo termine, grazie alla creazione di un piano annuale ben strutturato in cui tutti i collaboratori siano allineati agli stessi valori. Se anche tu sei ambizioso e determinato nello scalare il tuo business e diventare un professionista del tuo settore, il programma di Management Scale Up fa al caso tuo.

Cosa si intende per Facility Management?

Il Facility Management è una disciplina che all’interno di un’azienda gestisce e organizza e gli ambienti lavorativi, le strutture, i servizi e le commodities, con lo scopo di renderli in linea con gli obiettivi aziendali e con le norme di sicurezza nazionali, per poter agevolare il lavoro a tutti gli operatori, in un ambiente lavorativo di qualità, che garantisca la tutela della salute.

Dunque, qual è lo scopo principale del Facility Management? In primis, coordinare gli spazi fisici lavorativi con le risorse umane e le attività proprie dell’azienda, tenendo sempre conto del suo sistema economico e finanziario. Si può definire come un processo completo in cui si progettano, implementano e infine controllano le facility, vale a dire l’insieme di tutti i servizi di supporto all’azienda e le infrastrutture ad essa legate.

All’interno di questo processo, esistono 4 pilastri fondamentali che sono i protagonisti dell’attività di gestione delle strutture:

• le persone: vanno coordinate e va creato loro un ambiente di lavoro sano e piacevole;
• le procedure: va stabilito un piano per dare ordine al luogo di lavoro;
• la struttura fisica: deve essere mantenuta in ottime condizioni secondo le normative vigenti e gli obiettivi dell’azienda;
• la tecnologia: va implementata per permettere l’integrazione dei dati e la loro analisi.

Il Facility Management lavora da dietro le quinte ed è solitamente poco visibile agli occhi di chi ne riceve i benefici (tutti gli stakeholder: lavoratori interni e clienti esterni), ma supporta la qualità delle principali attività del business con obiettivi a lungo termine.

Questo approccio si compone di tre aspetti rilevanti che delineano una disciplina così complessa e la rendono abile nella creazione di un progetto ben saldo, in grado di formare un’azienda abbastanza strutturata da potersi adattare facilmente ai cambiamenti: 

• strategico: sviluppa strategie di manutenzione, di gestione budget, di fornitori;
• analitico: comprende le esigenze dell’azienda riguardo ai servizi forniti e tiene sempre monitorati KPI e metriche per monitorare le performance;
• gestionale-operativo: coordina gli interventi svolti dai tecnici interni o esterni e dai fornitori.

Per questo l’approccio del Facility Management è complesso, tiene in considerazione tutte le fasi: sa progettare, pianificare, erogare i servizi, in modo da riuscire ad incrementare la produttività dell’azienda e far sì che si adatti facilmente ai rapidi cambiamenti del mercato.

Cosa sono i servizi di Facility Management?

Innanzitutto è importante chiarire che esiste una differenza, seppur sottile, tra le funzioni dei Servizi di Facility e quelle dei Servizi Generali. Infatti, parliamo di facility management quando la tipologia di attività di cui si occupa è tendenzialmente esternalizzata, al contrario, quando queste attività vengono gestite internamente, si definiscono servizi generali. 

Esiste poi un’altra fondamentale differenza di significato da smarcare: quella tra Facility Management e Property Management. Nei paragrafi precedenti, ti ho parlato della definizione di Facility Management, che è quel sistema volto a gestire la struttura dell’azienda, intesa proprio come edificio fisico, così come a erogare i servizi necessari a rendere questo edificio funzionale e sicuro.

D’altra parte, invece, il Property Management volge lo sguardo verso le attività riguardanti maggiormente la sfera economico-finanziaria dell’edificio di proprietà aziendale, o in altre parole, le opportunità di compra-vendita, il monitoraggio dei costi, l’aggiornamento dei contratti di locazione, e così via. Si tratta di una professione più vicina al mondo del mercato immobiliare, che però sarebbe utile portare avanti di pari passo con quella della gestione della struttura e degli immobili.

Siccome le infrastrutture e i servizi che vengono gestiti dal team di Facility Management per supportare il successo dell’azienda possono essere molto diversificati tra loro, possiamo catalogarli in 3 macro-gruppi:

• servizi legati all’immobile: assicurano il funzionamento dell’edificio e dei suoi impianti interni, seguendo le normative igieniche, di sicurezza e funzionalità;
• servizi legati allo spazio: creano ambienti di lavoro pratici e confortevoli in cui socializzare, comunicare e apprendere; 
• servizi legati alla persona: lavorano sugli aspetti impattanti sulla produttività e il benessere del personale interno ed esterno.

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Tipologie di Facility Services

Il compito del Facility Management è quello di fornire alle aziende per cui lavora diversi servizi, nei più svariati settori e garantire loro il raggiungimento e il mantenimento di livelli elevati di qualità nello sviluppo del proprio business.

Raggruppiamo per comodità le competenze della gestione delle 7 facilities principali in due categorie, d’accordo alla natura delle attività coinvolte: Hard Services e Soft Services. Ma come differenziare le due categorie di servizi della gestione dei servizi e delle infrastrutture? E quali sono le facilities contenute in esse? Continua la lettura per conoscere nel dettaglio i principali servizi e a quali categorie appartengono.

Hard Services

Sono i servizi di Facility Management relazionati agli spazi e le strutture fisiche dell’ambiente aziendale e riguardano la gestione della loro manutenzione e di regolari sopralluoghi. Prevedono un programma di emergenza nel caso in cui si debba agire con interventi inaspettati, spesso realizzati da fornitori o manutentori esterni.

• Lavori tecnici e di ingegneria civile per la gestione degli edifici: mantenimento del buono stato di salute delle costruzioni, dell’edilizia, dei macchinari e degli impianti esterni, programmando periodicamente interventi di manutenzione preventiva. Spesso il servizio è attivo 24/7 per garantire sempre un’ottima conservazione delle strutture.
• Gestione energetica e sviluppo sostenibile: monitora i consumi energetici, dati dal riscaldamento, l’aria condizionata, l’illuminazione, gli impianti elettrici, ecc.

Soft Services

Sono i servizi di Facility Management relazionati a gestione e coordinamento del personale coinvolto nel progetto aziendale, con l’obiettivo di sviluppare un ambiente lavorativo sano, pulito, sicuro e piacevole da vivere.

• Salute e sicurezza: prevede la manutenzione costante delle infrastrutture, sempre conformi con le normative, protegge gli edifici con sistemi di allarme e vigilanza, previene il rischio di incendi e si occupa di fornire la segnaletica e il piano di evacuazione in caso di emergenza.
• Qualità sul luogo di lavoro: si occupa della cura degli spazi verdi, della disinfestazione, del mantenimento di un buon livello di pulizia negli spazi comuni, gestisce il servizio ristorazione e lo smaltimento dei rifiuti e la lavanderia.
• Acquisti e servizi essenziali: rifornisce l’azienda di materiali essenziali per lo svolgimento delle attività in ufficio, come il rifornimento di cancelleria.
• Relazioni esterne: organizza la ricezione di ospiti o del personale all’interno dell’azienda, la portineria, l’assistenza telefonica e l’amministrazione della posta elettronica per il servizio clienti.
• Allestimento degli interni: gestisce la decorazione degli spazi interni, del servizio di cucine e sanitari.

I principali vantaggi del Facility Management nelle aziende

Nel corso del testo, si è appurato che la funzione principale del Facility Management è la gestione, il coordinamento e la pianificazione delle attività finalizzate a mantenere in ottimo stato gli edifici aziendali e la soddisfazione del personale. Se questo processo si svolge come da programma, si possono ottenere una serie di vantaggi e benefici per le aziende in cui esso si applica.

Scopri di seguito la lista dei benefici principali che derivano da una gestione di facilities corretta.

• Abbassamento dei costi: i costi sono ridotti, non solamente quelli riguardanti la selezione dei fornitori, alla ricerca di chi ti fa l’offerta migliore; bensì, una buona attività di Facility Management ti permette di ridurre i costi di tutte le altre spese aziendali mensili, quali il consumo energetico, ma anche i costi dovuti a interventi in seguito a guasti, riuscendo invece a prevenirli attraverso un corretto piano di manutenzione preventiva.
• Aumento della sicurezza: l’attività di gestione delle strutture e degli immobili ambisce a garantire un luogo di lavoro sicuro. È responsabilità di questo team prevedere il controllo di tutti i dispositivi di sicurezza dell’azienda, sia personali che comuni, quali i presidi antincendio, i sistemi di riscaldamento o ventilazione, ecc. La gestione delle facilities prevede di monitorare il rispetto delle scadenze a norma di legge, programmando gli interventi nelle giuste tempistiche e far sì che il personale dedicato effettui regolarmente le ispezioni previste.
• Spazi di lavoro funzionali ed accoglienti: un altro compito del Facility Management consiste nella supervisione dell’ambiente lavorativo, assicurando al personale luoghi organizzati e che stimolino la produttività, non soltanto da un punto di vista fisico, ma anche della pulizia, della manutenzione, della cura degli spazi verdi e di tutti quei piccoli dettagli che rendono il posto di lavoro confortevole per chi vi trascorre parte del proprio tempo. 
• Allungare il ciclo di vita medio dei beni materiali: molte delle risorse all’interno di un’azienda rappresentano un grosso investimento in termini di denaro; è perciò fondamentale la buona amministrazione delle Facilities da parte del Manager, per estendere la durata di tutte le attrezzature, riducendone i costi.
• Soddisfare il cliente: ogni aspetto fisico che riguarda l’apparenza di un’azienda influisce sulla percezione del cliente ha del brand stesso. Per farti qualche esempio, l’arredamento, una temperatura piacevole all’interno, la pulizia degli ambienti, la presenza di servizi aggiuntivi come le scale mobili, una hall confortevole predisposta per la ricezione degli ospiti, e così dicendo, son solo alcuni dei dettagli a cui il team di facility deve pensare.

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La figura del Facility Manager: cosa fa e quanto guadagna

Al giorno d’oggi, nell’era della digital transformation, anche il ruolo del Facility Manager è condizionato dall’innovazione digitale. Si stima che con la capacità di gestire questo settore attraverso sistemi di Internet of Things, Big Data, Intelligenza Artificiale, la figura in questione stia prendendo una piega diversa e il suo lavoro stia diventando sempre più impattante sulla vita di tutti i cittadini che quotidianamente frequentano spazi comuni e usufruiscono dei servizi offerti.

Se è vero che la qualità delle nostre vite dipende dalla qualità dei luoghi che frequentiamo come gli spazi di lavoro, i mezzi pubblici e i servizi, è evidente che il nostro benessere sia correlato alla capacità di gestione del mondo Facility e di conseguenza alle capacità del Facility Management. Ma la domanda sorge spontanea: cosa fa un Facility Manager e cosa gestisce?

Il Facility Manager è la persona responsabile della amministrazione delle facilities. Nello specifico, si incarica di sviluppare una strategia ben strutturata che si preoccupi di creare un ambiente di qualità ed è soprannominato anche Chief Facility Executive (CFE) o Chief Facility Management Officer (CFMO). Egli adempie alla promessa di massimizzare la produttività dell’azienda, offrire ai lavoratori un luogo di lavoro sano e sereno, abbassare i costi aziendali e mantenere gli edifici in ottimo stato, secondo le normative di legge.

Le skills di un abile Facility Manager sono:

• proattività: innanzitutto deve essere proattivo, volenteroso di migliorarsi, capace di prevenire gli inconvenienti, proporre e organizzare;
• pianificazione: da non sottovalutare la capacità del Facility Manager di pianificare, avere sempre la situazione sotto controllo e un piano B pronto per ogni evenienza; 
• gestione: il Facility Manager è un professionista poliedrico, che sa calarsi nelle vesti di diversi ruoli quando necessario. Sa gestire progetti differenti nello stesso periodo ed ha una visione aperta, flessibile e globale; 
• leadership: il responsabile del Facility è un ottimo leader, capace di gestire e coordinare le persone con cui collabora, siano esse interne all’azienda, manutentori o fornitori esterni;
• strategia: raggiunge i suoi obiettivi grazie alla sua capacità di sviluppare e mettere in atto strategie adatte al contesto in cui si trova; 
• padronanza di processi e manutenzione: questa figura sa comprendere i processi e le procedure di manutenzione in tutte le loro fasi, e riesce a trasmettere la sua conoscenza anche al suo team di lavoro;
• sensibilità al tema della sostenibilità: l’arduo compito del Facility Manager di succeso prevede anche di considerare all’interno dei suoi piani l’impatto ambientale delle sue azioni, prestando sempre più attenzione alla salvaguardia del nostro pianeta.

Completano il profilo una buona capacità di problem solving, qualche nozione di analitica, una base di economia e finanza, doti comunicative e la conoscenza delle normative di legge (come quella dell’Ente Italiano di Normazione UNI EN ISO 41001) nell’ambito di riferimento. Di solito, questa figura viene affiancata, e a volte confusa, dal Facility Specialist. Spiegare cosa fa un Facility Specialist è molto semplice: supporta il Manager e gestisce i servizi e gli immobili nella sua zona di competenza.

Ma quanto guadagna un Facility Manager? Non potrai non rimanere indifferente alla retribuzione media di un Facility Manager in Italia. Lo stipendio iniziale per un entry level si aggira intorno ai € 2500 lordi mensili che, acquisendo esperienza, può aumentare a circa € 51K lordi all’anno. Al raggiungimento del massimo livello, un esperto Facility Manager arriva a percepire € 95K annui. 

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Conclusioni e Consulenza Strategica

In conclusione, il Facility Management è un aspetto imprescindibile per lo sviluppo di un business di successo. Ora che hai capito nel dettaglio quali sono i servizi principali di cui si può occupare una figura manageriale che gestisce le facilities, vorrai sapere come si diventa Facility Manager o come potenziare il tuo team di facility.

Attualmente nel nostro Paese non sono previste lauree specifiche per svolgere questa professione. Solitamente, le lauree maggiormente compatibili sono quelle in economia o ingegneria, tuttavia esistono certificazioni nazionali ed internazionali che possono arricchire il tuo curriculum formativo come quelle proposte da Digital Coach.

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Camilla Rasi

Amante del digitale, della scrittura e della comunicazione in tutte le sue forme. Appassionata di viaggi, lingue e culture. Passioni che convergono e arricchiscono la mia professione: SEO & Copywriter.