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KPI controllo di gestione: cosa sono e come definirli in 3 step

Come formulare i KPI controllo di gestione può fare la differenza tra la tua azienda e i competitors. Ma cosa sono i kpi in azienda? In generale, gli indicatori di performance sono un validissimo strumento di pianificazione con cui è possibile definire obiettivi di business a breve e lungo termine.

Tieni a mente che con la digital trasformation, ancora più aziende e PMI hanno maturato la necessità di compiere analisi quantitative e qualitative per poter ottimizzare le proprie prestazioni nel tempo. Solo così, infatti, è possibile poter ragionare in termini di efficienza.

In quanto misurabili, i KPI controllo di gestione più comuni sono in grado di attestare la produttività dei reparti o dei team specifici. Per questo, è molto importante che vengano strutturati senza perdere di vista la visione d’impresa

Continuando con la lettura, avrai modo di poter avere tutte le informazioni sull’argomento. In particolare, leggerai:

  • la definizione di KPI controllo di gestione
  • quali sono gli indicatori di performance per il controllo di gestione aziendale
  • come definirli in 3 semplici step.

Rendersi competitivi, al giorno d’oggi, può essere alquanto difficile. Ecco perché ti consiglio Il Corso sui Sistemi di Management con cui avrai la possibilità di rendere scalabile il tuo business online ottimizzando tempi e prestazioni.

Cosa sono i KPI controllo di gestione

Per definizione, con KPI controllo di gestione aziendali ci si riferisce a una serie di indici specifici mediante cui un’impresa tende a soddisfare obiettivi prestabiliti e misurabili

Tramite questi, infatti, è possibile ottimizzare le risorse a disposizione (come il budget), pianificare l’operato, e trarre sempre la massima efficacia dalla digital strategy di partenza.

Tieni a mente, però, che, per definire le caratteristiche specifiche dei KPI di controllo di gestione aziendale, è necessario partire da quelli più generici. Convenzionalmente, ne sono stati individuati 4, ai quali affiancare quelli più specifici.

Quindi, se ti stai chiedendo quali sono le 4 principali tipologie di KPI, considera, tra i diversi indicatori, alcuni più mirati come: 

  • i generali
  • i qualitativi
  • di costo
  • di tempo.

A questi poi si aggiunge la misurabilità, condizione imprescindibile per poter gestire correttamente tutte le attività aziendali.

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Quali sono i KPI controllo di gestione aziendali

Come anticipato, i prototipi di KPI per il controllo di gestione rilevanti per un’impresa sono diversi e difficilmente identificabili. È importante, infatti, contestualizzarli in base alla tipologia di azienda che dovrà servirsene, nonché al business. 

Ma cosa rende efficace un KPI per il controllo di gestione? Per rispondere a questa domanda, si deve partire dal presupposto che un qualcosa di misurabile come una metrica non è detto che sia anche utile.

Un indice di performance, infatti, deve avere un certo impatto rispetto agli obiettivi di business. Un KPI di controllo di gestione vincente, quindi deve essere in grado di affiancare la vision aziendale al fine di rendere competitiva l’impresa sul mercato.

Quindi, individuare i KPI aziendali per il controllo di gestione non è univoco, e continuando con la lettura, avrai modo di leggere alcuni tipi di indici di performance per la gestione aziendale che potrebbero fare al caso tuo.

KPI controllo di gestione operativi

Definire i KPI operativi utili per il controllo di gestione è molto semplice. Considera, ad esempio, un’azienda che assume personale. Questo deve avere le giuste competenze per assolvere ai compiti per i quali si è candidato.

Allo stesso tempo, però, l’impresa deve garantire il suo benessere all’interno del posto di lavoro. Ecco, questo può essere considerato un esempio di KPI controllo di gestione di tipo operativo. Tieni a mente che il tasso di soddisfacimento del personale è un elemento chiave per la crescita aziendale.

Rientra in questa tipologia anche il cosiddetto “Time to Market“, ossia il periodo di tempo che intercorre fra l’ideazione di un prodotto e la sua commercializzazione. Così come la quantità di tempo che un’azienda impiega nel soddisfare gli ordini ricevuti dai clienti.

KPI controllo di gestione finanziari

I Key Performance Indicator, quindi, sono valori misurabili attraverso cui si ha la possibilità di gestire le attività operative di un’azienda. Nel caso di un’impresa, i KPI controllo di gestione di tipo finanziario consentono:

  • di avere report sui flussi di cassa;
  • sulle uscite sostenute per l’acquisto di materiali;
  • sui conti correnti;
  • su passivi e introiti.

Se ben utilizzato, questo tipo di KPI dà una visione globale dell’andamento aziendale. Monitorare gli indici di liquidità e solvibilità dell’impresa, è utile per differenziarsi all’interno del grande magma relativo agli organismi di carattere economico.

Ecco perché ti consiglio di usufruire di analisi dei cosiddetti Alternative Data. Questi forniscono informazioni ulteriori sullo stato di salute dell’azienda. Una visione diversa, con indagini più approfondite e dettagliate.

KPI controllo di gestione di vendita

Nel caso di un negozio fisico, per esempio, le vetrine vengono strutturate appositamente da intrattenere quanti più visitatori possibili per il maggior tempo possibile. Persone che, in questo modo, possano essere trasformate in clienti, o potenziali tali.

Con l’evento degli e-commerce, sono altri gli indici di performance che le aziende devono considerare. Tra questi ci sono:

  • il conversion rate (tasso di conversione): indica la percentuale di visitatori che effettuano un acquisto sul sito;
  • il valore medio del carrello: per valutare il numero medio degli acquisti effettuati;
  • il customer retention rate: vale a dire la percentuale di utenti che effettua un secondo acquisto sul sito;
  • il tasso di abbandono del carrello;
  • il numero di nuove lead generate.

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KPI controllo di gestione di logistica

Con il termine logistica, ci si riferisce all’approvvigionamento delle risorse, e al loro stoccaggio all’interno dei magazzini. Come anche all’imballaggio della merce, nonché alla sua spedizione. Pertanto, i KPI controllo di gestione specifici per la logistica, sono:

  • Rifornimento dei beni: la media fra le consegne ricevute e quelle rifiutate; l’adeguatezza nelle forniture dei prodotti; il tempo medio fra l’emissione dell’ordine e la sua ricezione in deposito.
  • Monitoraggio di spedizioni e trasporti: il rapporto fra le vendite totali realizzate e il valore effettivo di spedizioni e trasporti; quanto un’azienda sia puntuale nelle consegne della merce; il totale di merce che un grossista può trasferire dai propri magazzini a quelli che ne hanno fatto richiesta.
  • Rendicontazione dei magazzini: la media dei costi fra lo stoccaggio dei beni, e la capienza dei depositi. Il tutto moltiplicato per la stima della loro occupazione totale; la quantità di tempo che un prodotto impiega nell’essere acquistato, e la percentuale di puntualità in rapporto al numero di ordini ricevuti.

Tieni a mente che anche questi KPI devono essere adoperati in base alla tipologia di azienda. 

KPI controllo di gestione del personale

Considerare i KPI risorse umane utili per il controllo di gestione aziendale è molto importante per il benessere dell’impresa.

kpi controllo di gestione hrFra gli obiettivi davvero importanti, in termini di gestione del personale, ci sono quelli relativi al suo duraturo mantenimento all’interno dell’attività.

Come anche l’attenzione al suo benessere sul posto di lavoro, quindi all’intenzione che avrà di rimanere in quella posizione lavorativa.

La formazione, le assenze ingiustificate di un operaio, intoppi e tempi complessivi impiegati per ottemperare a un compito, sono gli altri KPI pertinenti la corretta gestione di un dipendente.

KPI controllo di gestione della qualità

Tra tutti gli indicatori di performance, i KPI per il controllo di gestione di tipo qualitativo sono sicuramente fra i più importanti.

Questi, infatti, sono utili per verificare l’atteggiamento dell’azienda verso gli obiettivi prestabiliti, così come verso tutte le attività che, di concerto, derivano da un’ottima organizzazione gestionale. Tra i più importanti indici qualitativi, ci sono:

  • il rispetto degli standard di sicurezza sul lavoro;
  • la qualità ambientale del posto di lavoro;
  • il numero dei reclami;
  • il raggiungimento dei traguardi prestabiliti.

Per ogni indicatore deve essere definito, in fase di pianificazione dello sviluppo aziendale, un tetto minimo da raggiungere, nonché una valutazione coerente del contesto d’impresa, e dei rischi e delle opportunità di business.

KPI controllo di gestione di marketing digitale

I KPI di digital marketing sono molto importanti per la gestione di controllo delle aziende, in quanto utili per capire se la strategia digitale adottata è quella giusta. Questa tipologia di indicatori è molto vasta, e per scegliere quali monitorare bisogna considerare il tipo di obiettivo che l’azienda deve conseguire. 

Ad esempio, se il proposito da raggiungere è la lead generation, sicuramente da monitorare sono indici quali il numero di lead e il CPL (cost per lead). Oppure, se si desidera aumentare la propria visibilità online tramite campagne di advertising, bisogna avere un occhio di riguardo per KPI come il tasso di conversione o il CTR (Click Through Rate).

Affinché il monitoraggio avvenga con successo, è opportuno utilizzare tool con cui si possono estrapolare dati utili. Tra questi ti consiglio Google Analytics 4 o Google Ads. Tieni a mente che l’insieme di attività di monitoraggio ed estrazione dei dati deve essere fatta per aumentare l’awareness aziendale e il numero di clienti acquisiti o potenziali.

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Come definire i KPI controllo di gestione in 3 step

Come hai avuto modo di leggere, avere KPI controllo di gestione concreti e misurabili è fondamentale per  comprendere l’andamento aziendale. Quando si ha un progetto imprenditoriale da realizzare, infatti, la divisione di Project Management ha bisogno di valori facilmente rilevabili e raggiungibili. 

Considera però che, in generale, individuare gli indici di performance non è cosa semplice. Tanti, infatti, sono i fattori da tenere presenti. Ecco perché, in tal proposito, possono ritornare utili risposte a domande del tipo:

  • Quale risultato si vuole raggiungere?
  • Cosa ha determinato il raggiungimento del risultato?
  • Come è possibile influenzare l’obiettivo raggiunto?
  • Come fare per misurarlo nel tempo?
  • In che modo monitorare i progressi per raggiungere lo scopo?
  • Come sapere se l’obiettivo è stato raggiunto?

Quindi, se ti stai chiedendo come individuare i kpi questa è la strada giusta da intraprendere. Qui di seguito, poi, troverai anche ulteriori consigli utili per definire i kpi controllo di gestione fondamentali per il successo della tua azienda.

Stabilisci indicatori di performance raggiungibili e misurabili

In base alle caratteristiche tipiche dei KPI, dunque, sembra essere improrogabile stabilirne alcuni che abbiano queste caratteristiche. Ma come è possibile misurare e valutare le performance aziendali? 

Con un’indagine che capisca la natura dell’azienda o del prodotto/servizio, e dia la possibilità di non sprecare risorse importanti per il conseguimento degli obiettivi.

Partendo da informazioni critiche e sintetiche, infatti, è possibile proprio misurare analiticamente l’andamento del business aziendale.

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Monitora le prestazioni aziendali

Per svolgere al meglio questa attività, è necessaria una certa strumentazione. Tieni a mente, però, che non esiste un unico tool per la misurazione. Devi sapere, infatti, che ogni KPI ha un suo obiettivo che cambia in base all’area di competenza.

L’area marketing, ad esempio, utilizzerà i su citati GA4 e Google Ads, mentre il reparto customer si baserà sui tempi medi di risposta e gestione chiamate o sulla percentuale di reclami monitorabili tramite form per il gradimento inviati ai clienti via email.

Quindi, sulla base della reportistica e del modello di analisi, si utilizzeranno diverse dashboard con le quali poi prendere le opportune decisioni sulla base dei risultati riportati.

Analizza i dati raccolti

Affinché i dati raccolti siano utili per migliorare l’andamento aziendale è necessaria una corretta analisi. Questo passaggio, affiancato alla rappresentazione grafica dei dati, è strategico a fini decisionali. Inoltre è replicabile per il conseguimento degli obiettivi.

A tal proposito, ti consiglio di rivolgerti a figure esperte interne o esterne all’azienda. Affidarsi a dei Web Analytics Specialist, che sappiano carpire il vero significato delle informazioni, può rivelarsi essenziale.

Ma come fare un’analisi dei dati raccolti dai KPI controllo di gestione? Affinché avvenga nel modo giusto, è opportuno:

  • scegliere la giusta sorgente dei dati per scegliere la metodologia e gli strumenti;
  • organizzare i dati e pulirli per avere delle informazioni qualitativamente ottimali;
  • analizzarli sulla base delle tecniche scelte.

Conclusioni e consulenza

Come rendere, quindi, misurabili i risultati attesi? Come monitorarli? Come contestualizzarli, e aggregarne gli indici di performance, così da avere un quadro completo sul dove agire per poter migliorare? A queste, e ad altre domande, possono, senza dubbio, dar risposta proprio i KPI.

L’importante, insomma, è che siano circostanziati, nonché assolutamente comprensibili. Lascia, però, che ti dia un consiglio: affidati a professionisti del mestiere, specialisti che sappiano come trarre il maggior profitto dai KPI controllo di gestione. Solo così potrai far decollare la tua impresa ottimizzando al massimo budget e guadagni.

Inoltre, al proposito può esserti utile anche una consulenza strategica, con la quale poter essere indirizzato verso corsi e master per poter apprendere come gestire al meglio la tua attività imprenditoriale.

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1 commento

  1. Anastasia Gambera

    Gli indicatori di performance sono indispensabili, se si vuol capire – anche proattivamente – ove sia necessario agire, per migliorare. E se vuoi sapere come fare tutto questo, leggi tutto l’articolo ;)

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