ClickUp: il tool che ti aiuta a organizzare il lavoro sui social

L’organizzazione è il punto focale di un lavoro ben fatto, qualunque esso sia.

Quando si tratta di gestire i social media, che lo si faccia come freelance o all’interno di un team in un’agenzia, saper organizzare, distribuire e delegare il lavoro è fondamentale. ClickUp è lo strumento attraverso il quale elaborare la programmazione di un piano editoriale inserendo, all’interno di un’unica piattaforma, clienti, canali da gestire e attività da svolgere, impostando scadenze, attivando notifiche di avviso, assegnando compiti e condividendo spazi, cartelle e liste con altri membri del gruppo. 

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Cos’è ClickUp

ClickUp è una piattaforma dall’estrema versatilità e dal grande potenziale, ideata per il project management e la gestione delle attività lavorative, destinata ai freelance e perfetta per organizzare il lavoro in team delle aziende.

Funzioni principali di ClickUp

Grazie all’utilizzo di ClickUp si è in grado di organizzare più attività insieme, dalla gestione dei diversi step di un progetto, al monitoraggio del tempo, ai report, alla collaborazione tra i vari team, all’assegnazione dei vari compiti (task) da ripartire tra le risorse.

Sebbene la versione gratuita della piattaforma offra sufficienti funzionalità per piccole imprese e per chi lavora come freelance, di certo, per le grandi aziende, un piano a pagamento è preferibile in quanto, in base all’Upgrade scelto, aumenta la possibilità di azione.

Piano gratuito: cosa offre

Per utilizzare ClickUp in forma gratuità è sufficiente iscriversi alla piattaforma. Una volta iscritti si ha la possibilità di gestire un numero illimitato di progetti da suddividere in più step, ai quali si possono assegnare tutte le task necessarie, senza limiti. Per ogni compito è possibile impostare l’assegnatario della task, inserire il time tracking, ovvero il numero di ore previste per lo svolgimento del lavoro e il numero di ore svolte effettivamente. Questa funzionalità è molto interessante e a differenza di altre piattaforme destinate alla programmazione che non la prevedono come Google Calendar o Trello, permette di contabilizzare la quantità di tempo lavorato per ogni cliente, capendo se siamo stati in grado di ottimizzare i tempi o se, al contrario, abbiamo sforato il tempo stabilito.

Per avere una gestione ottimale delle attività, si possono aggiungere delle sub-task a quelle già esistenti.

Se abbiamo dei collaboratori con cui vogliamo condividere un progetto, possiamo inserirli, assegnandoli a uno degli spazi (space). La possibilità di decidere il ruolo da assegnare al membro del team e l’attribuzione dei permessi nella versione gratuita non è disponibile.

Con il piano free, attraverso le API, si possono integrare diverse App. Funzionalità utile per avere tutto ciò di cui si necessita all’interno della piattaforma stessa.

Piano a pagamento: funzionalità aggiuntive

Scegliendo di attivare un piano a pagamento abbiamo la possibilità di accedere ad altre funzionalità interessanti. Innanzitutto si possono integrare più applicativi come Google Drive e DropBox.
Inoltre si può accedere a feature indispensabili per aziende di grande dimensione, come:

• Allegati illimitatI: nella versione free è concesso il caricamento fino a un massimo di 100 MB, mentre nel piano a pagamento non c’è un limite di allegati da poter caricare.
• Gestioni di permessi specifici da assegnare ai membri del team: adottando un piano a pagamento si apre la possibilità di assegnare permessi custom agli utenti .
• Utenti guest: settando determinati utenti come “ospiti”, possiamo consentire l’accesso alla sola lettura .

Per riassumere, due sono i piani principali: quello gratuito e quello a pagamento

• Free: prevede uno spazio limitato per gli allegati ma task e utenti illimitati.
• Unlimited: 4.51€/mese/per utente, con ulteriori funzionalità, tra cui: spazio allegati illimitato, report illimitati, permessi di accesso personalizzati e integrazioni illimitate con altre piattaforme.

Aree di lavoro

Le aree di lavoro sono il contenitore di tutti i flussi di lavoro. Si può scegliere di creare un’unica area di lavoro dalla quale gestire tutto o di creare più aree e spazi di lavoro passando da una all’altro.

Come creare uno spazio di lavoro

Gli spazi di lavoro rappresentano il luogo dal quale gestire il lavoro.

Come creare uno spazio di lavoro?

1. Vai sul menù impostazioni, seleziona Aree di lavoro e clicca sull’avatar del tuo profilo
2. Clicca sull’icona + per aggiungere un nuovo spazio di lavoro

Step 1: Crea e rinomina il tuo spazio di lavoro

Step 2: Scegli un colore e un avatar per il tuo spazio di lavoro

Step 3: Scegli se condividere lo spazio di lavoro con altri membri del team o utilizzalo in forma privata

Step 4: Scegli quali stati di avanzamento delle Task visualizzare. Puoi rinominarle, cambiare il colore, eliminarle o aggiungerne altre e salvare il template

Step 5: Scegli quali funzionalità attivare per il tuo spazio

Step 6: Scegli in che maniera visualizzare il tuo spazio di lavoro

Se lavori come Social Media Manager ti sarà molto utile creare uno spazio e rinominarlo con la voce “Clienti” come nell’esempio riportato. 

Adesso vedremo passo passo come inserire all’interno del tuo space le cartelle con le relative liste di canali da gestire per ogni cliente e i task da portare a termine.

ClickUp non pone limiti alla creazione degli spazi di lavoro, e consente di far parte di quanti spazi si vuole, agevolando il passaggio da uno spazio all’altro direttamente dal menu impostazioni. Non offre, però, l’opportunità di trasferire informazioni tra spazi di lavoro diversi.

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Cartelle ed elenchi

Dopo aver creato lo spazio possiamo scegliere di creare una cartella all’interno della quale inserire una o più liste. La creazione di cartelle e liste equivale ad un ulteriore livello di organizzazione che ti consente di suddividere e archiviare le attività di un progetto. Sono molto utili per schedulare le varie fasi di un attività o per ripartire la divisione dei compiti tra i vari componenti di un team. Scopri anche come creare al meglio una piattaforma online nel settore immobiliare.

Ipotizziamo di dover creare una programmazione per un’agenzia immobiliare. 

Quali sono i canali social che devo curare per questa agenzia? Posso creare una cartella per raggruppare tutti i canali rinominandola: ” canali da seguire più il nome del cliente” e inserire all’interno della cartella la mia lista di canali. In questo caso ho inserito Facebook, Instagram e Pinterest ma posso inserire tutti i canali che utilizzo in base al tipo di cliente.

Task: come assegnare i compiti con ClickUp?

Dopo aver creato la mia cartella con i canali all’interno, posso assegnare un numero illimitato di task, (compiti da svolgere). Ipotizziamo di voler assegnare ad un membro del team la programmazione dei post di Facebook delle settimane dal 01 al 15/01/2021:

Dovrò cliccare sul + per aggiungere una nuova task, la rinominerò “programmazione post Gennaio 2021”, imposterò una scadenza per lo svolgimento del compito e aggiungerò un assegnatario. In questo caso cliccherò sull’icona della bandiera e segnalerò la priorità “urgente” .

Posso allegare un file per rimandare a un calendario editoriale compilato in un foglio di Google Drive, oppure ad un layout da modificare per una creatività, scrivere tutte le istruzioni caso per caso ecc. Posso anche inserire un template da duplicare semplicemente cliccando sulla bacchetta magica con la stellina presente tra le icone in basso.

Per ogni task è possibile impostare svariati parametri che fanno capo a uno stesso progetto. Ogni progetto può essere archiviato, salvato come template da riutilizzare ecc.
Le task all’interno dei progetti si possono visualizzare in tre modi differenti in base alle preferenze dell’utente

• col calendario
• a lista
• a board

Visualizzazione delle attività

Durante la visualizzazione di un’attività, le informazioni vengono separate in due colonne, sinistra e destra. A sinistra troviamo i dettagli inerenti all’attività -, cosa dobbiamo fare e in che modo. A destra abbiamo l’aspetto comunicativo, l’avviso di assegnatari e osservatori di nuove attività. 

Nel lato sinistro si possono visualizzare e impostare i dettagli e i vari stati dell’attività:

• Spostare le attività
• Modificare l’ordine delle attività nella visualizzazione dell’elenco 
• Modificare lo stato dell’attività: posso cambiare lo stato dell’attività per capire se è un compito da svolgere, in svolgimento, completato o da revisionare
• Aggiungere tag
• Aggiungere dipendenze
• Aggiungere o rimuovere assegnatari: aggiungi una persona alla quale assegnare lo svolgimento del compito
• Priorità: scegli il grado di priorità dell’attività impostando un livello tra bassa, normale, alta e urgente
• Modifica ricca: stabilire cosa è necessario fare prima di chiudere l’attività. 

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Team: come creare un team con ClicKup?

Un team è un gruppo di persone che intende condividere una serie di informazioni per lavorare insieme a un progetto o a diverse parti di un progetto, gestendo tra di loro i vari compiti. ClickUp consente di inserire un numero illimitato di utenti per ogni team. Per farlo bisogna semplicemente inviare un invito all’email della persona che si desidera aggiungere e settare i permessi di accesso (solo se si dispone della versioni a pagamento).

Time tracking: il vantaggio di utilizzare ClickUp

Uno dei vantaggi da considerare nella scelta di una piattaforma per la pianificazione è di certo il “Time tracking”, funzionalità disponibile esclusivamente in ClickUp.

ClickUp offre svariati modi per tenere traccia del tempo speso per lo svolgimento delle diverse attività.

Integrando Harvest , Everhour , Toggl con ClickUp si ha accesso alle funzionalità di monitoraggio e reporting del tempo nativo.

Con il Timer Globale, è possibile monitorare il tempo di un’attività o crearne una da monitorare.

Con il Time Tracking è possibile:

• Avviare e interrompere l’ora 
• Tenere sempre il timer visibile in modalità Mini 
• Saltare tra le attività su cui si sta lavorando con le voci di tempo recenti e avviare un nuovo timer da una voce precedente.

Gli utenti Business + ottengono il vantaggio possono tracciare il tempo senza dover collegare prima un’attività. Devono semplicemente avviare il timer nel momento in cui iniziano a lavorare e aggiungere i dettagli successivamente.

Inoltre dispongono di funzionalità superiori:

• Note: si può aggiungere note a qualsiasi voce temporale
• Etichette: aggiungere etichette alle voci di tempo da utilizzare nello space 
• Fatturabile: contrassegnare il tempo come fatturabile per tracciare il tempo destinato alle fatture da presentare al cliente.

I dashboard, disponibili solo per gli utenti del piano illimitato o di altri piani superiori possono accedere alle seguenti opzioni:

• Visualizzare il tempo totale di ogni spazio del quale si è tenuta traccia
• Filtrare per etichette temporali personalizzate e raggruppa le voci temporali
• Visualizzare i registri di monitoraggio del tempo cumulativo per ogni membro del team 
• Visualizzare il tempo tracciato manualmente e automaticamente
• Esportare i dati del monitoraggio.

Il monitoraggio del tempo può, inoltre, essere modificato dagli amministratori e aggiunto in maniera retroattiva.

Perché scegliere ClickUp? Piattaforme a confronto

ClickUp, Google Calendar e Trello sono tre piattaforme destinate alla programmazione editoriale ma presentano alcune differenze.

In questo articolo le analizzeremo insieme per capire quale sia la scelta migliore in base alle esigenze e agli obiettivi.

Google Calendar: cos’è, come funziona? Differenze con ClickUp

Si tratta di uno strumento gratuito che consente di creare un’agenda online, da poter condividere con altre persone. Facile da consultare in qualsiasi situazione, tanto da desktop quanto da smartphone,

Con Google Calendar è possibile creare un planning di appuntamenti, impegni, eventi, utile ad organizzare la propria attività lavorativa ma anche la vita privata.

L’aspetto interessante consiste proprio nell’opportunità di utilizzare il tool di Google per scopi personali e lavorativi insieme, potendo, dunque, organizzare e intersecare lavoro e tempo libero.

Come iniziare a utilizzare Google Calendar:

Per iniziare a programmare le attività con Calendar, è necessario disporre di un account Gmail.

La versione gratuita di Calendar consente la pianificazione di eventi e impegni su una base giornaliera, settimanale o mensile.

Ecco le funzionalità:

• Creare un calendario per schedulare gli appuntamenti o i compiti
• Creare un evento
• Aggiungere una persona
• Cambiare colore agli eventi e personalizzare il calendario
• Aggiungere allegati e videoconferenze agli eventi
• Nascondere orari 
• Condividere il tuo calendario rendendolo pubblico
• Inserire Calendar in un sito web
• Gestire un blog con il calendario di Calendar.

Tutte queste funzionalità sono le medesime presenti in ClickUp con la differenza che, scegliendo ClickUp, si ha la possibilità di:

• Monitorare il tempo di lavoro
• Ricevere una notifica non solo in tempo per ricordare appuntamenti, impegni e compiti da ultimare ma, una volta trascorso questo tempo, se la task non viene segnalata come “Closed” (finita) si riceve una comunicazione via email di avviso.

Entrambi aspetti estremamente utili in una programmazione lavorativa. Il primo per dimostrare al cliente le effettive ore lavorate e capire la propria organizzazione. Il secondo per porre rimedio in maniera tempestiva ad eventuali dimenticanze.

Versione a pagamento:

Esiste anche la versione di Google Calendar a pagamento che si ottiene con G Suite: una soluzione ottimale per chi necessita di un calendario aziendale, completo e performante per avere a disposizione tutti gli strumenti utile all’organizzazione di un team. 

Trello: cos’è, come funziona? Differenze con ClickUp 

Trello è una tra le piattaforme più utilizzate per l’organizzazione lavorativa che rende estremamente facile la pianificazione e l’operatività di un gruppo.

Vediamo cosa consente di fare:

• Creare una bacheca per ogni progetto, assegnando un nome e invitando i partecipanti
• Aggiungere liste per creare passaggi in un flusso di lavoro pensato in base alle esigenze
• Creare schede per le attività da eseguire o per le informazioni/ impegni/ eventi da organizzare
• Aggiungere dettagli, date di scadenza, checklist, commenti, allegati e tutte le informazioni necessarie
• Spostare le schede tra le liste per mostrare il loro stato di avanzamento: da fare, in esecuzione, fatto
• Automatizzare il flusso di lavoro con Butler.

Proprio come Calendar e come ClickUp, anche Trello offre l’opportunità di integrare ulteriori applicazioni per disporre di tutto il necessario per la gestione lavorativa in unico luogo ed è consultabile tanto da desktop, quanto da smartphone per consentire l’aggiornamento in tempo reale ovunque ci si trovi e in qualsiasi momento.

Anche in questo caso manca il Time tracking e l’avviso via email delle attività non ultimate.

Impostazioni di notifica: il vantaggio della granularità

ClickUp si distingue per un ulteriore aspetto, particolarmente utile per chi gestisce la programmazione di molti canali e deve organizzare svariati compiti e attività da assegnare e controllare l’effettivo svolgimento. Nel caso specifico del Social Media Manager, questa funzionalità è di certo apprezzata.

Come prima cosa, va specificato che, in ClickUp, le notifiche sono granulari. Possono essere impostate e modificate in base alle proprie esigenze. Si può decidere i canali attraverso i quali ricevere gli avvisi:

• E-mail: decidendo per quali azioni riceverle. Si può scegliere anche di inviare a se stessi un’e-mail riepilogativa giornaliera con le date di scadenza in un momento specifico della giornata.
• Mobile: ricevere notifiche push al proprio dispositivo Android, iOS o Fire e decidere di attivare o disattivare l’audio delle stesse
• App Web 
• Browser.

Pianificazione delle notifiche e dei promemoria

• Data di scadenza prima del promemoria scaduto: da 5 minuti a 3 giorni prima della scadenza dell’attività
• Data di scadenza dopo il promemoria scaduto: da 5 minuti a 3 giorni dopo la scadenza dell’attività
• Promemoria data di inizio prima dell’inizio: da 5 minuti a 3 giorni prima dell’inizio dell’attività.

ClickUp consente di sceglier anche se ricevere le seguenti notifiche solo per le attività assegnate o per tutte le attività di cui si è osservatori.

Di fatto, è possibile aggiungersi come osservatori di ogni attività e decidere se ricevere una notifica per ogni nuova attività o meno.

Inoltre, ClickUp inoltra le email di riepilogo giornaliero durante il fine settimana esclusivamente in caso di task in scadenza, altrimenti evita di inviare notifiche nel weekend se non sono previste attività.

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Eleonora Toffoli

Head of strategy, Digital Marketing Manager, Visual e Content creator. Nel 2021 ho fondato Starlead, agenzia di comunicazione nel cuore di Trieste.