La Smart Organization si può annoverare tra le numerose opportunità oggi offerte dall’era digitale.
Questo concetto, come avrai capito, nasce proprio dall’esigenza delle organizzazioni di rispondere in maniera proattiva ai cambiamenti imposti dalla rivoluzione digitale.
In questo articolo ti spiegherò cosa è un’organizzazione “smart” rispondendo alle seguenti domande:
- quali sono le caratteristiche e i principi di questa organizzazione?
- quale preparazione bisogna avere per operare al suo interno?
- che tipo di peculiarità professionali deve possedere il leader?
- quali sono le opportunità per le imprese che vogliono innovarsi in tal senso?
Il tipo di innovazione di cui oggi si parla è certamente digitale, ma per metterla in pratica ci vogliono le giuste competenze in ambito marketing e comunicazione. Per questo motivo Digital Coach® ha ideato un percorso di studio chiamato Digital Innovation Program, pensato proprio per chi come te, desidera innovare il proprio business in ottica digital.
Smart Organization: cos’è
La definizione di Smart Organization rimanda ad un nuovo tipo di organizzazione, figlia dell’industria 4.0 e della trasformazione digitale, caratterizzata da nuovi meccanismi operativi e di funzionamento.
In particolare essa si distingue per:
- smart working
- ricorso a strumenti informatici di collaborazione
- uso estensivo di tool e software digitali
- personale digitalmente competente
- autonomia e auto-responsabilizzazione dei dipendenti
- differente organizzazione degli spazi lavorativi
- nuovo modello di leadership.
L’incessante progresso in termini di tecnologie dell’informazione, della comunicazione e dei contenuti, ha portato alla nascita di un nuovo paradigma organizzativo definito “smart”, acronimo di: Specific Measurable Achievable Realistic Time-related. Ovvero: Specifico Misurabile Raggiungibile Realistico e a Tempo determinato.
Certamente il ricorso al lavoro da remoto degli ultimi tempi non ha fatto altro che accelerare l’esigenza, da parte delle aziende, di rimodellare l’ambiente organizzativo e renderlo maggiormente digital-friendly.
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Smart Organization: caratteristiche
Questo tipo di organizzazione si configura come un insieme di modelli, idee e concetti ben precisi, tenuti insieme da una filosofia di base fondata su un forte senso di:
- innovazione
- creatività
- collaborazione e condivisione delle conoscenze.
Al di là della filosofia che lo permea, questo nuovo modello organizzativo si caratterizza per una serie di peculiarità che vanno a definirne la struttura.
Principi
Cosa c’è di così innovativo e dirompente in questa organizzazione? quali sono le sue caratteristiche? I cambiamenti più significativi in tal senso sono riassumibili in quattro principi:
- Process
- Place
- Platforms
- People
Processo
Uno degli approcci più innovativi è sicuramente l’adozione di processi di co-design o co-partecipazione. Con questo termine si intende una progettazione (design) partecipativa che prevede il coinvolgimento di tutti i portatori di interesse di un progetto: dagli impiegati agli utenti finali. 
Attività come queste sono organizzate in modo tale da rendere tutti i partecipanti co-autori del progetto stesso, nella sua fase iniziale, ovvero quella del brainstorming.
In sintesi, persone con capacità e ruoli differenti dialogano tra loro con l’intento di far convergere le loro idee verso un unico obiettivo.
Spazio
Con il concetto di spazio, nell’ottica di una Smart Organization, si intende una ridefinizione vera e propria dell’ambiente lavorativo. Dimentica dunque i classici uffici, le mura domestiche, e tutti quei luoghi non consoni al corretto svolgimento dell’attività lavorativa.
Immagina piuttosto degli spazi pensati e progettati su misura per il personale e per le mansioni che esso è chiamato a svolgere.
Il luogo organizzativo deve essere abitante e flessibile, e per esserlo è necessario che ci sia la co-presenza dei seguenti elementi:
- sale riunioni per conferenze e meeting aziendali
- spazi di lavoro condivisi (hot desking)
- sistema di prenotazione (desk hotelling)
- postazioni ergonomiche adeguate all’uso della tecnologia
- postazioni per momenti di svago e relax (lounge area)
- elementi di design che rendano l’ambiente gradevole e confortevole.
Il workplace deve essere dunque revisionato da una figura esperta in facility management in modo da ottimizzare il costo e lo spazio di edificio e uffici. Per questo motivo dovrai rinunciare alla classica disposizione delle scrivanie una dopo l’altra, con un singolo laptop e telefono per postazione, e pensare invece alla creazione di spazi condivisi, in cui il tuo personale possa lavorare da solo o in team in contesti informali. In questo modo si creerà un ambiente maggiormente collaborativo, meno angusto ed alienante.
Per un corretto utilizzo delle aree di lavoro flessibili, dovrai pensare anche ad un sistema di prenotazione che interessi sia gli hot desking, che le sale meeting per le riunioni con i clienti e tra dipendenti. Il sistema di prenotazioni potrà avvenire attraverso apposite app o software che consentiranno ai tuoi dipendenti di trovare scrivanie disponibili prima di arrivare in ufficio. Nel caso dell’utilizzo di tecnologie più sofisticate, sarà inoltre possibile conoscere la postazione dei colleghi con cui si intende lavorare.
Piattaforme
Sebbene lo spazio fisico occupato da una Smart Organization ricopra un ruolo di primo piano, atto a favorire il confronto tra gli individui, l’ambiente lavorativo creato è al contempo estremamente digitalizzato.
Le piattaforme digitali sono fondamentali per il successo di una Smart Organization. Il loro utilizzo riguarda sia processi interni all’organizzazione, che il contatto con il pubblico target e/o cliente finale.
Persone
Il vero cuore del cambiamento sono le persone, che con il loro insieme di conoscenze, informazioni ed esperienze, costituiscono il capitale intellettuale dell’organizzazione, risorsa primaria in grado di generare innovazione.
Le figure professionali operanti all’interno di una Smart Organization, oltre a competenze più di carattere trasversale, come la capacità di ascolto e di lavoro in team, devono possedere una preparazione tecnica in linea con le esigenze di oggi, e riguardante dunque l’utilizzo professionale degli strumenti digitali.
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Campi d’azione: dal fare all’essere digitale
Parlando di digitalizzazione aziendale si intende primariamente il passaggio dai metodi tradizionali a quelli digitali. L’intero processo produttivo subisce dunque un profondo cambiamento, dovuto all’uso delle tecnologie in ogni fase del processo: dalla progettazione alle relazioni con clienti e fornitori, fino ad arrivare alla vendita e a tutte le operazioni e strategie di marketing.
All’interno di un’organizzazione smart, tutto si incentra dunque sullo scambio di dati in digitale. Ma per farlo è necessario dotarsi di tecnologie ben precise, pianificare nuovi modelli, e abbracciare una differente cultura aziendale.
In particolare, esistono cinque campi d’azione su cui un’organizzazione smart dovrebbe agire per digitalizzarsi e ridefinire i propri obiettivi:
- tecnologie
- nuovo modello organizzativo aziendale
- nuovi modelli di business
- competenze
- cultura.
Tecnologie
Il primo tra gli ambiti di investimento per una Smart Organization nell’era digitale è sicuramente quello tecnologico.
Quest’ultimo riguarda primariamente la raccolta e l’analisi dei dati, e le tecnologie di comunicazione machine to machine.
In particolare di fondamentale importanza saranno:
- software per l’acquisizione e gestione dei dati
- internet ad alta velocità
- big data
- cloud computing
- robotica avanzata.
Nuovo modello organizzativo aziendale
Il nuovo modello organizzativo aziendale, ossia la struttura di una Smart Organization, si caratterizza invece per:
- realtà aumentata e virtuale a sostegno dei processi produttivi
- sistemi di analisi in tempo reale delle performance
- strumenti per lo smart working
- sistemi gestionali che favoriscano integrazione e cooperazione.
Nuovi modelli di business
All’interno di un’organizzazione, le aree marketing e operations, e quindi tutto ciò che concerne il post-vendita in termini di produzione, logistica e assistenza al cliente, ben si prestano all’utilizzo di tecnologie disruptive.
Con nuovi modelli di business, si intende dunque l’impiego di canali e strumenti per:
- promuovere e vendere prodotti e servizi
- analizzare comportamenti e bisogni degli utenti/clienti
- acquisire e gestire potenziali clienti.
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Competenze
Le competenze devono essere pertinenti all’ambiente tecnologico dell’organizzazione. Di fatto qualsivoglia tecnologia perderà di utilità se non è accompagnata da personale competente nell’uso degli strumenti digitali.
L’adozione di digital skills tecnologiche e il relativo investimento in capitale umano, sono ciò che determina e alimenta la competitività di un’impresa altamente innovativa.
Oltre a padroneggiare piattaforme di messaggistica e condivisione dei documenti, per un corretto svolgimento del lavoro a distanza, i dipendenti sono chiamati a padroneggiare tecnologie, strumenti e media digitali.
Questo tipo di abilità sono riassumibili nelle seguenti capacità:
- elaborare contenuti digitali
- ottimizzare il posizionamento di un sito web
- implementare strategie di comunicazione attraverso i social media
- sviluppare campagne di vendita online
- gestire i processi di lead generation e lead demand
- monitorare e analizzare dati e contenuti digitali.
Per un ulteriore approfondimento sul mondo lavorativo odierno, in termini di hard digital skills e principali professioni richieste, ti consiglio di dare un’occhiata al mio articolo sul mondo del lavoro.
Cultura
In base a quanto detto finora, avrai compreso che la Smart Organization è dotata di una propria cultura che le restituisce unicità come organizzazione.
Si tratta di una cultura result-oriented, dunque orientata all’obiettivo piuttosto che ai task, fondata su:
- condivisione e interazione umana
- apprendimento continuo
- maggiore tolleranza all’errore
- fiducia e auto-responsabilizzazione.
Tutto ciò determina una maggiore trasparenza e fluidità nella condivisione delle informazioni e delle conoscenze, viste come un patrimonio condiviso messo a disposizione dell’intera comunità, per permettere alla stessa di crescere e progredire.
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L‘obiettivo di una Smart Organization è quello di creare continuamente nuove conoscenze, veicolarle tra le parti interessate ed integrarle in nuove tecnologie e prodotti. Il capitale intelligente, motore dell’innovazione, è l’unica chiave per avere successo come organizzazione all’interno dell’economia digitale.
Smart leadership
A fronte di un’organizzazione così strutturata, è necessario un modello di leadership che sappia gestirla, e che possieda dunque le seguenti competenze:
- sociali
- cognitive
- tecniche.
Competenze sociali
All’interno di una Smart Organization le comunicazioni devono avvenire in maniera molto più fluida e aperta, rispetto ad una organizzazione di stampo tradizionale. La continua rivalutazione di compiti e incarichi da parte del leader, avviene attraverso l’interazione dello stesso con gli altri. Per questa ragione, lo stile di leadership ricercato si incentra sulla consultazione e sui rapporti interpersonali. 
Lo smart leader deve quindi possedere competenze sociali, ovvero abilità relazionali, che possano facilitare le relazioni e interazioni con gli altri.
Competenze cognitive
Queste ti saranno maggiormente note, poiché costituiscono un requisito imprescindibile, soprattutto per chi è chiamato a dirigere e guidare un team di lavoro; e sono sintetizzabili in capacità di:
- scrittura
- comprensione di testi
- analisi e sintesi
- problem solving
- decision making.
Competenze tecniche
Queste abilità rimandano all’utilizzo dei vari social e digital tools. Come avrai compreso leggendo i paragrafi precedenti, il leader di una Smart Organization è un leader che guida e opera all’interno di un ambiente altamente digitalizzato, e potrà essere chiamato talvolta a dirigere gruppi di lavoro da remoto.
Pertanto, in qualità di futuro leader della tua Smart Organization, oltre a padroneggiare l’utilizzo di piattaforme collaborative, dovrai possedere una formazione specifica e aggiornata sul marketing digitale.
Inoltre, poiché sarai chiamato a supervisionare e coordinare, sia sul piano tecnico che operativo, team di lavoro e specialisti di altre aree, dovrai acquisire delle specifiche competenze manageriali, da applicare al contesto digitale.
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Infine, è opportuno sottolineare, che questo nuovo modello di leadership si dovrà basare più sull’esperienza e sull’impegno per l’attività nel suo insieme, piuttosto che su ruoli gerarchici.
Smart Organization: opportunità per le imprese
La Smart Organization costituisce un nuovo modo di fare impresa, soprattutto in termini organizzativi e relazionali. Essa sfrutta le opportunità offerte dalle risorse smart in termini di tecnologie, conoscenze e informazioni.
Ma quali vantaggi e opportunità ne derivano per l’impresa?
- ottimizzazione del tempo e dello spazio
- rapidità, efficienza e pieno controllo del flusso di dati
- maggiore trasparenza, fiducia e senso di appartenenza tra i dipendenti
- accelerazione dei processi decisionali attraverso il coinvolgimento e la condivisione di idee
- comunicazione fluida e simmetrica
- maggiore senso di responsabilità individuale
- superamento di gerarchie rigide.
Secondo un’indagine condotta da Unionicamere in accordo con Anpal, molte aziende, tra i mesi di maggio e giugno 2020, per fronteggiare l’attuale situazione di crisi, hanno introdotto soluzioni digitali per una innovativa organizzazione del lavoro.
Viene sottolineato inoltre come, in termini occupazionali, “le imprese già dotate di piani integrati di digitalizzazione” abbiano mostrato una maggiore resistenza occupazionale.
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Il modo di fare business e relazionarsi con i propri colleghi, superiori o sottoposti in ambienti digitali, ha profondamente cambiato i rapporti tra le organizzazioni stesse e tra gli individui che ne fanno parte. Ecco perché oggi ti è capitato di sentir parlare di un nuovo tipo di organizzazione in cui creatività e immaginazione fanno da carburante all’innovazione. Ed in cui, nonostante l’uso estensivo di strumenti digitali, la comunicazione e la condivisione tra dipendenti vengono messe al primo posto.
Un’organizzazione diventa smart sotto vari aspetti, e poiché uno di questi riguarda la formazione digitale di dipendenti e team leader, dovrai prima di tutto metterti al passo con le skill richieste dal marketing digitale.
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Sono laureata in Lingue e Culture Moderne, specializzata in Scienze Internazionali e Cina contemporanea. Dopo una breve esperienza professionale nel panorama digital di Shanghai, ho deciso di intraprendere un ulteriore percorso formativo incentrato sul Digital Marketing. Terminato il praticantato all’interno del team Content Marketing di Digital Coach, continuo il mio cammino nel digital combinando insieme curiosità, creatività, passione per la scrittura e per la creazione di contenuti web.
Un articolo che offre delle risposte concrete e dei suggerimenti pratici ad una esigenza più che mai attuale
Ottima visione globale del quadro attuale ed interessanti spunti di riflessione per chi come me ha dipendenti sparsi in diversi uffici e regioni.
Approfondiro’ gli argomenti con le tracce proposte.
Articolo che ti fa capire il giusto lavoro e che nel lavoro di team occorre applicarlo. Purtroppo ancora capita che si è di fronte ad aziende con gerarchie troppo rigide e dove il rapporto di fiducia non esiste
Articolo interessante, mi ha incuriosito molto, ma devo approfondire, certe cose non mi sono chiare, comunque brava Irene, mi hai messo la pulce nell’orecchio come si dice
Articolo molto interessante soprattutto per quanto riguarda i vantaggi che la Smart Organization può portare alle aziende.
Questo articolo è molto utile da leggere dai responsabili o direttori delle aziende. A volte alcuni trascurano questo elemento importante come lo spazio o l’ambiente del lavoro. A volte vedi che uffici sono un po vecchiotti, o non è pensata organizzazione dei posti, come ad esempio c’è tanta gente nell’ufficio open space con i tavolo vicini, e tutti parlano al telefono o fanno anche piccoli riunioni del gruppo, e l’ambiente diventa molto rumoroso.
Poi tecnologie: a volte c’è uno grande schermo per fare le video conferenze, ma non funziona bene mai, o manca o debole connessione…e non viene sistemato da tanto tempo…
Ottimo articolo. Non conoscevo questo metodo per l’organizzazione del lavoro di sicuro applicarlo aiuta molto il lavoro in team
Chi non si adatta ai tempi rimane indietro. Ottimi spunti per chiunque voglia adottare un modello in linea con le esigenze attuali.
Articolo azzeccatissimo per il periodo che stiamo attraversando. Dovrebbero leggerlo tutti i lavoratori e titolari
Bell’articolo! Avere un’organizzazione smart vuol dire avere team flessibili e integrati fra loro, avere un processo decisionale veloce e snello e di conseguenza questo permette di essere competitivi sul mercato. Anche se il cambiamento richiede sforzi e risorse, i vantaggi nel lungo periodo sono notevoli.
La Smart Organization è il nuovo modello organizzativo, come il frutto della trasformazione digitale. Nei tempi di rivoluzione digitale è indispensabile ormai cercare soluzioni innovative di lavoro per le imprese. L’articolo è molto utile e contiene spunti davvero interessanti.
Feci una tesi sull’ambiente lavorativo e in questo articolo ho ritrovato la spiegazione di come riorganizzare i luoghi lavorativi per incentivare i lavori di squadra. Articolo molto attuale sicuramente da leggere!