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Workflow management: i vantaggi per le aziende in era digitale

Il Workflow Management può essere definito come l’integrazione delle strategie e degli strumenti nei processi aziendali con lo scopo di ottimizzare, semplificare e quindi rendere più efficienti le attività svolte. La gestione dei flussi di lavoro è ciò che permette ad un business di migliorarsi nel corso del tempo sfoltendo i processi superflui e, conseguentemente, ottenere concreti aumenti del fatturato.

Nel mercato odierno è la velocità nel completamento degli obiettivi che la fa da padrona. Essere sulla stessa lunghezza d’onda dei cambiamenti permette la crescita del business evitando che esso venga schiacciato dalla mole di lavoro e competenze che aumentano giorno dopo giorno. 

In questo articolo capirai cosa sono i Workflow Management System (WfMS) e quali reali vantaggi porteranno alla tua attività.

Cos’è un Workflow Management System

Definito anche sistema per la gestione del flussi di lavoro, il WfMS è uno strumento che facilita la collaborazione degli utenti collegati nella stessa rete aziendale. Esso permette la scomposizione delle fasi di un progetto in micro-attività chiamate task, semplificando l’organizzazione e il coordinamento aziendale ed eliminando, così, tutte le azioni superflue e ripetitive.

Per comprendere meglio le tipologie di Workflow Management System, dobbiamo inizialmente dividerle in 3 macro categorie: 

  • Sequential Workflow. Sono la serie di passaggi che vengono sviluppati linearmente fino alla conclusione delle task.
  • State Machine Workflow, cioè composto da stati che possono essere costantemente modellati dagli utenti, dando quindi la possibilità di tornare ai passaggi precedenti. Per far si che questo sistema funzioni è necessario creare almeno un punto di start (trigger) e uno punto di fine (final state) che rappresenta la conclusione dell’attività. 
  • Rules-driven Workflow sono basati su flussi di lavoro gestiti da regole ben precise e permettono di integrare le logiche aziendali obbligando le attività a modellarsi in base a delle regole predefinite dall’azienda stessa.

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I vantaggi nel gestire i flussi di lavoro

Risulta chiaro sin da subito che un sistema ben organizzato è la miglior strategia che un business possa adottare, ma quali sono i reali vantaggi del Workflow Management?

  • La gestione degli interi processi non viene più affidata ad un singolo dipendente ma tutti gli utenti collegati possono tenere traccia delle attività svolte, diminuendo la possibilità di errori e dimenticanze. 
  • Una divisione più organizzata delle attività permette l’assegnazione in base ai ruoli e alle competenze dei dipendenti, evitando eventuali carichi di lavoro eccessivi per il singolo. 
  • La divisone in task, che possono essere aggiornate costantemente, consente ai manager di notare immediatamente le inefficienze, i colli di bottiglia e le opportunità di miglioramento dei flussi di lavoro. 
  • L’aumento della soddisfazione dei dipendenti. Essi, grazie ad una buona strategia di Workflow Management, possono beneficiare della riduzione dei compiti ripetitivi e noiosi, potendosi così concentrare su attività con maggior valore aggiunto. 
  • Il netto miglioramento della tua immagine come imprenditore 3.0 se gestisci un’azienda che si vuole proporre online e vuoi avere dei dipendenti che lavorano in smart working sempre ben organizzati. 

Come creare un Workflow Management?

Prima di capire come creare un workflow bisogna ragionare sul fatto che, ad oggi, non esiste ancora e forse mai esisterà, una formula magica uguale per tutti, ma ogni caso va studiato nei dettagli affinché il WfM possa adattarsi perfettamente a te e al tuo business.

Di seguito troverai quello che risulta essere una serie di best practice per creare un flusso di lavoro efficace e che quindi può dare vantaggi concreti alla tua attività, primo fra tutti un netto aumento del fatturato.

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1. Ottimizza i tempi

Saper sfruttare razionalmente il tempo ad oggi è una delle skill più importanti che un buon manager deve avere ed è per questo che affidarsi ad un sistema di workflow management risulta la scelta più efficace se si vuole iniziare sin da subito ad ottimizzare i compiti andando, in primis, a sfoltire tutte quelle attività che risultato ridondati e, in alcuni casi, addirittura inutili.

Eliminare quelle che sono delle vere e proprie zavorre sarà il catalizzatore per far crescere notevolmente la tua attività e i tuoi guadagni. 

2. Identifica degli obiettivi chiari 

Avere chiari i tuoi obiettivi ti permetterà di creare un workflow efficace. Il consiglio è: inizia sin da subito a chiarire i punti di forza e di debolezza della tua azienda ed, una volta appurati, essi diventeranno gli elementi su cui baserai tutto il processo di ottimizzazione. 

Come in tutti i grandi business, avere dei binari chiari e precisi su cui muoversi rappresenta una delle chiavi del successo. Se già nelle prime fasi della progettazione di un sistema di workflow management sarai in grado di delineare i cardini su cui la tua attività deve muoversi ti troverai in netto vantaggio rispetto ai tuoi competitor.

3. Affidati ad un buon CMR

Se hai dei dubbi sulle performance della tua attività puoi affidarti ad un Customer Relationship Manager (CRM) che ti fornirà dei feedback dei clienti analizzando nel dettaglio la customer experience, restituendoti dei dati su cui potrai basare la migliore strategia per la tua attività.

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4. Definisci il tuo punto di partenza

Una volta che hai ben chiaro il quadro generale della tua azienda e che quindi sai cosa funziona e quali, invece, sono i processi che ti stanno facendo perdere tempo o guadagni, potrai iniziare la tua strategia di Workflow Management

Definire un flusso di lavoro risulta un processo molto delicato poiché sarà da esso che dipenderà l’andamento futuro del tuo business. Quindi ricorda la prima regola: centrare il processo in un’unica azione.

Questa scelta serve a semplificare il lavoro agli utenti e rende più facile il riconoscimento delle task da parte dei tuoi dipendenti. Avere troppi processi su un unico workflowcomporta una grande difficoltà nell’analisi e nella creazione del report delle tue performance. 

5. Trova il Software più adatto alle tue esigenze

Ad oggi esistono centinaia di Software che possono essere utilizzati per impostare un buon processo di Workflow Management ma, quando ci si addentra nel mare magnun delle opportunità, il dubbio è legittimo: qual è il miglior software per la creazione di un workflow management?

Qui troverai i 5 migliori workflow management software

  1. Wrike – perfetto per organizzare dei team isolati;
  2. Monday.com – permette l’ottimizzazione dei processi manuali;
  3. Pneumatic Workflow – offre una libreria di flussi di lavoro già preimpostati;
  4. Process Street – ideale se si vogliono creare checklist e azioni ricorrenti;
  5. Kissflow Workflow – possiede un enorme database di modelli di flusso di lavoro.

Gestione dei flussi di lavori: esempi

Stai entrando sempre più nell’ottica dei metodi di workflow management. Gli step precedenti sono una check-list salva business che, se seguita correttamente, può già dare vita ad una gestione di flusso di lavoro più produttiva.

vantaggi workflow managementHai capito quali sono i software che possono fare al caso tuo e soprattutto quali e quanti vantaggi puoi ottenere se giochi bene le tue carte come imprenditore.

Ora manca solo una cosa da comprendere, cioè come funziona un workflow nel mondo del lavoro e quindi, qui sotto, troverai alcuni esempi di flussi di lavoro applicati alla realtà delle aziende:

  • Inserimento nuovi dipendenti. Un’esperienza negativa durante l’assunzione di un nuovo dipendente non rappresenta mai un buon biglietto da visita. Risulta quindi necessario evitare inutili errori standardizzando il processo ed impostando un flusso di lavoro dove i moduli informativi e i documenti di conformità sono messi al primo posto. Il processo, una volta iniziato, è poi gestito dal Workflow Management System che divide ogni fase del reclutamento e della formazione creando obiettivi a breve e lungo termine, stimolando e incoraggiando così il neo-assunto. 
  • Rimborso spese. In molte aziende la parte che gestisce le finanze è composta da processi manuali che allungano i tempi d’azione se si parla di un eventuale rimborso spese. Ottimizzare questo processo permette ai manager di controllare istantaneamente le condizioni per poter approvare o meno un rimborso riducendo così tempi d’attesa.
  • Ordine di vendita. Molte aziende continuano a fare affidamento su e-mail manuali e su fogli Excel, rallentando lo sviluppo delle task e aumentando notevolmente il rischio dell’errore umano. In un clima sempre più digitalizzato le pratiche manuali sono concetti obsoleti, perciò una best practice sarebbe quella di automatizzare il workflow management degli ordini di vendita, eliminando quasi completamente i documenti fisici e ottimizzando il formato digitale leggibile e firmabile da qualsiasi dispositivo. 

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Conclusioni

A questo punto ti sarà chiara l’importanza di costruire un buon flusso di lavoro e sicuramente avrai già intuito i reali vantaggi che il tuo business può ottenere. D’altro canto, in una società che muta costantemente, un’azienda che sa come organizzarsi e sa come ottimizzare tutti i propri processi, può solo crescere sempre più.

Rendere più efficienti i tuoi dipendenti sarà la chiave di volta per ottenere il successo voluto, quindi, se anche tu vuoi iniziare a creare un ottimo sistema di Workflow Management e vuoi aumentare il tuo fatturato, chiedi una consulenza strategica gratuita dove specialisti digitali ti orienteranno su quella che sarà la strategia più efficace per te e per la tua attività.

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2 Commenti

  1. Paola Franchi

    Gestire i flussi di lavoro in modo corretto per evitare o identificare e risolvere per tempo dannosi colli di bottiglia è oggi un imperativo per aziende che puntano ad essere competitive sul mercato.
    Fondamentale è definire la strategia di workflow più corretta per la propria realtà e passo successivo è scegliere il software più adatto per la gestione di informazioni e di flussi di lavoro.
    In questo articolo si trovano non solo importanti indicazioni teoriche ma anche un elenco puntuale dei migliori software applicativi tra cui scegliere.

  2. Anastasia Gambera

    Oggi, la parola d’ordine di ogni singolo business è “efficienza”. Ecco, quando si efficientano le risorse investite da un’azienda, in automatico, si ottiene anche grande efficacia (da esse, e da tutto ciò che ne possa derivare) ;)

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