L’Executive Assistant online è un’innovativa figura professionale, definita a tutti gli effetti come l’evoluzione della segretaria tradizionale. Il termine equivale all’italiano “assistente di direzione”. Questa figura professionale di rilievo, infatti, collabora con aziende e top manager e li supporta, occupandosi di diverse ed importanti mansioni organizzative ed esecutive, lavorando anche da remoto.
Sebbene sia sempre stato un ruolo prettamente per donne, anche gli uomini vi si stanno affacciando con successo. Naturalmente, competenze digitali e di web marketing sono fondamentali al giorno d’oggi per ricoprire questa professione, per questo ti consiglio il nostro Master in Web Marketing.
Di seguito, voglio spiegarti chi è, cosa fa e come si diventa un Executive Assistant online.
Executive Assistant Skill
Essendo un’innovativa figura professionale che svolge mansioni complesse, le competenze che un assistente di direzione deve possedere sono molteplici e trasversali, il mix perfetto tra hard e soft skill. Ecco di seguito le skill più richieste per trovare lavoro come assistente di direzione:
- uso del personal computer;
- conoscenza dell’inglese e di altre lingue straniere;
- doti organizzative e attenzione ai dettagli;
- abilità comunicative sia nello scritto che nel parlato;
- capacità di problem solving e riservatezza.
Sia che si lavori come Executive Office Assistant che come Executive Assistant to CEO è fondamentale avere i suddetti requisiti. La gestione dello scadenzario, i rapporti con partner e clienti e saper gestire bene il proprio tempo di lavoro sono solo alcune delle skill richieste e non sempre risultano attività facili e spontanee. Pertanto, bisogna avere una giusta attitudine ed essere ben preparati per poterle svolgere al meglio.
Ma come si diventa Executive Assistant online? Te lo spiego subito.
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Come diventare assistente di direzione
La conoscenza delle lingue straniere, provenire da lauree umanistiche o di marketing sono una buona base di partenza. Avrai spesso sentito parlare di corsi per lavorare in segreteria, corsi di contabilità ed amministrazione o corsi per Executive Assistant, ma avrai notato che ti formano solo parzialmente perché, il più delle volte, gli aspetti legati al web non vengono trattati approfonditamente.
Dunque, ecco il segreto per diventare un assistente di direzione online. Proprio perché questa figura lavora per mezzo di canali e strumenti digitali, necessita di un’ampia conoscenza del web marketing: deve saper padroneggiare al meglio blog, siti, email, newsletter e tutti gli strumenti digitali.
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Cosa fa un Executive Assistant?
Le mansioni di un Executive Assistant sono molteplici, poiché si tratta di una figura professionale con un ruolo sempre più importante all’interno dei processi aziendali. Essa, infatti, svolge compiti di grande responsabilità sia a livello strategico che operativo.
Il lavoro di assistente di direzione è spesso assimilato a quello di segretaria tradizionale, ma in realtà svolge mansioni anche più innovative. La peculiarità di questa professione sta nella possibilità di svolgere il suo ruolo anche online, lavorando da remoto. Ecco alcune tra le sue principali responsabilità:
- gestire gli aspetti amministrativi e burocratici (ad esempio fare versamenti in banca, emettere fatture e report relativi all’azienda, gestire le pratiche del personale, come ferie, permessi ecc.);
- gestire l’agenda e le trasferte del manager (organizzare meeting e fissare tutti gli incontri e gli appuntamenti del manager, oltre che pianificare i viaggi aziendali);
- redigere testi e documenti (come comunicazioni, report degli incontri aziendali, traduzione di testi in altre lingue);
- smistare email e telefonate (ad esempio indirizzare i diversi messaggi ai relativi reparti dell’impresa);
- lavorare con strumenti e canali online (gestire blog e siti web, inviare newsletter ed occuparsi dell’assistenza e-commerce);
- fare indagini di mercato (per prendere decisioni di marketing, importanti per l’azienda);
- risolvere in tempo reale imprevisti e problematiche che si presentano (ad esempio appuntamenti o meeting da spostare, interfacciarsi con i clienti, gestire conflitti interni all’azienda).
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Come si svolge la giornata tipo di un assistente di direzione?
Come ti dicevo, per poter diventare un Executive Assitant di successo, il requisito fondamentale è l’ottima conoscenza dei canali e degli strumenti digitali, che vengono utilizzati ogni giorno, durante la giornata lavorativa. Partendo da questo presupposto è facilmente intuibile che la prima cosa che un assistente di direzione fa non appena si siede alla sua postazione è accendere il proprio computer.
Da questo momento in poi dovrà tenere un ritmo di lavoro ben serrato e rimanere concentrato, per non farsi sfuggire nulla e non dimenticare nessuna scadenza. Essere multitasking, cioè riuscire svolgere più azioni contemporaneamente, sicuramente è un punto a favore. Dopo aver controllato le scadenze giornaliere, l’assistente di direzione procede a gestire gli appuntamenti in agenda, a svolgere le mansioni amministrative, a rispondere ad email e telefonate, ad occuparsi del blog aziendale, a risolvere in tempo reale eventuali problemi che possono verificarsi, oltre a tutti ad occuparsi di tutti i compiti spiegati sopra. A fine giornata, la maggior parte degli obiettivi prefissati devono essere raggiunti, sia per evitare che il lavoro si accumuli nelle giornate seguenti, sia per assicurarsi che l’azienda stia performando al meglio, anche grazie al proprio aiuto.
Questa è la job description di un Executive Assistant. Vuoi scoprire di più sulla cura della propria immagine? Allora ti consiglio di continuare la lettura.
Quanto conta l’immagine per un assistente di direzione?
Molti lavori che si svolgono in presenza richiedono un certo portamento, una corretta postura ed un giusto abbigliamento per rendere più autorevole l’immagine di sé agli occhi degli altri. Se si è Executive Assistant, infatti, è fondamentale curare la propria immagine.
Bisogna mostrarsi rilassati e muoversi con gesti lenti, ma decisi, rimanendo composti, evitando di curvare la schiena e di nascondere le mani. È importante mostrarsi sicuri di sé e guardare l’interlocutore negli occhi, sorridendo. È bene avere i capelli sempre in ordine e, nel caso delle donne, di truccarsi in modo sobrio e di curare le unghie delle mani. Allo stesso tempo, anche l’abbigliamento deve rimanere sobrio, più o meno formale a seconda dell’azienda per la quale si lavora. Gli accessori (come ad esempio la borsa e l’agenda) vanno tenuti in ottime condizioni ed in modo ordinato. Tutto questo dimostra di essere attenti ed interessati al proprio lavoro.
Adesso che hai capito quanto conta curare l’immagine dell’assistente di direzione se si lavora in presenza, voglio dirti qualcosa in più su questo mestiere. Ti sei mai chiesto se questa professione può svolgersi anche online? Se sì, troverai la risposta proseguendo la lettura.
Virtual Executive Assistant
Come avrai notato, al giorno d’oggi è possibile svolgere online numerose professioni, in questo modo l’assistente di direzione diventa un Virtual Executive Assistant da remoto. Hai mai pensato a quanto possa essere utile per un’azienda farsi affiancare da un assistente virtuale?
Le mansioni che svolge sono le stesse dell’Executive Assistant tradizionale. Il lavoro, però, può essere svolto in modo ottimale anche se non si è presenti fisicamente in ufficio. È sufficiente, infatti, la giusta strumentazione (pc e smartphone) e una conoscenza approfondita di canali, strumenti, app e dell’azienda stessa, per essere in grado di affiancarla ogni giorno al meglio, svolgendo le mansioni che ti ho spiegato nei paragrafi precedenti.
Lavorando in smart working, l’Executive Assistant ha più flessibilità e può affiancare il personale senza limiti di tempo e di spazio. Praticamente la segreteria fisica diventa virtuale e ci si può occupare delle diverse attività più facilmente, lavorando comodamente da casa.
L’Executive Assistant è solo uno dei lavori digitali; ce ne sono molti altri.
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Quanto guadagna un Executive Assistant?
Per conoscere qual è lo stipendio di un Executive Assistant bisogna tener presente che varia in base a diversi fattori:
- il contesto lavorativo all’interno del quale si è inseriti;
- il prestigio dell’azienda per la quale si lavora;
- il numero di ore lavorate;
- l’esperienza accumulata negli anni.
Per questo motivo non è possibile fare stime precise.
Orientativamente, per una posizione “entry level” si possono guadagnare circa 30.000 € annui, mentre assistenti di direzione con più esperienza, che lavorano a stretto contatto con i CEO, possono arrivare a guadagnare anche 40.000 € annui.
Di fatto, al giorno d’oggi nessuna impresa può prescindere dal Web Marketing e, dovendo fare un’offerta di lavoro ad un Executive Assistant, cercherà sicuramente qualcuno che sia formato in quest’ambito. Ti consiglio, quindi, di approfondire l’argomento leggendo quanto sia importante il web marketing per le PMI.
Conclusioni
Adesso avrai sicuramente capito meglio chi è, cosa fa e come diventare Executive Assistant online. Se pensi che questa professione sia come un vestito che ti calza a pennello, non perdere tempo ed inizia la tua formazione adesso! Nei prossimi anni tenderà ad essere ancora più richiesta e, chissà, magari un giorno le segreterie si sposteranno completamente online.
Se vuoi diventare Assistente Esecutivo o un altro professionista del digitale,
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Sembrerebbe una figura semplice da ricoprire, ma come sempre, le competenze – a essa correlate -, e determinate soft e hard skills, sono ciò che può indurre un’azienda a sceglierti fra più candidati aventi stesso titolo ;)
È difficile star dietro ai mutamenti nelle professioni tradizionali giunti con la rivoluzione digitale. L’articolo traccia un quadro del passaggio dalla tradizionale segretaria all’Executive Assistant. E naturalmente non si tratta solo di un cambiamento di nome, ma di un generale ripensamento delle mansioni (e competenze) tradizionali di questa figura alla luce delle nuove tecnologie.
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Interessante approfondimento su questa figura aziendale che deve deve saper gestire canali e strumenti digitali.
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