GESTIONE DEL TEMPO E DEGLI OBIETTIVI

come migliorarli per il tuo Business o Management nell'era digitale

organizzazione tempoParlare di gestione del tempo e degli obiettivi è particolarmente importante per chiunque abbia un’attività di business, perché permette di aumentare l’efficacia, l’efficienza e la produttività. 

Quante volte ci è capitato di desiderare giornate con una manciata di ore in più? Oppure di chiederci “e oggi, da dove comincio?”.

Il fatto di sentirci oberati di cose da fare e di non avere abbastanza tempo è tra le prime cause di stress dei nostri giorni. Siamo soliti pensare al tempo come a qualcosa di inesauribile ma non è così: è una risorsa preziosa e finita e come tale non si riproduce e una volta passato non ritorna più. La buona notizia però è che è una risorsa democratica: in qualsiasi angolo del pianeta e per qualsiasi individuo è sempre lo stesso. Non potendo allungarlo dunque, quello che possiamo fare è occuparci della sua gestione ed organizzazione.

Se sei un freelance saprai già che il tempo è la tua più grande risorsa e il modo in cui lo gestirai determinerà i tuoi risultati e anche i tuoi guadagni.

Vuoi capire come migliorare la gestione della tua professione attraverso l’online?

RICHIEDI UNA CONSULENZA STRATEGICA GRATUITA

 

Pianificazione e programmazione della gestione del tempo e degli obiettivi

 

Per un’efficace gestione del tempo è fondamentale pianificare e programmare le nostre attività, avendo ben chiari quali sono gli obiettivi che vogliamo raggiungere in un determinato momento e assegnare ad essi le giuste priorità. Il tempo speso a pianificare ed organizzare nel dettaglio è sì sottratto al nostro lavoro ma non è perso: al contrario ci aiuta ad arrivare alla meta più velocemente e con dei risultati qualitativamente migliori.

Di seguito vedremo proprio alcune tra le tecniche e i metodi più utilizzati al fine di una buona gestione del tempo e degli obiettivi. Vedremo, inoltre, alcuni strumenti per organizzare il lavoro che, nell’era digitale, sono certamente indispensabili per aiutarci a pianificare al meglio il lavoro.

 

test la tua azienda online per migliorare la gestione del tempo e obiettivi

CORSO LAVORARE IN PROPRIO ONLINE

 

I “nemici” di una buona gestione del tempo

In questo periodo lavorativo, in cui le nostre vite sono sempre più digitalizzate e lo “smart working” improvvisamente per molti è diventato una necessità più che un’opzione, la gestione dei tempi e degli obiettivi è più che mai importante.

Un motivo va rintracciato sicuramente nel fatto che i fattori di distrazione a cui siamo sottoposti ogni giorno sono aumentati esponenzialmente in tempi di smartphone. Messaggi whatsapp, notifiche, email e social spesso interrompono bruscamente il nostro lavoro facendoci perdere il focus. Gli studi dimostrano che per ritrovare la concentrazione su un’attività complessa che stavamo svolgendo occorrono dai 15 ai 25 minuti.

Un altro motivo pare risiedere nel tanto discusso e attuale concetto di multitasking. Questo che all’apparenza sembra essere un valore aggiunto in realtà non lo è: dovete sapere che svolgere più attività contemporaneamente comporta sia l’allungamento dei tempi nel portare a termine quel task sia l’aumento di errori. Il passaggio da un task ad un altro implica uno spreco delle risorse, stimabile intorno al 20%, con conseguente calo delle nostre performance.

Riuscire a sfruttare il tempo che abbiamo a disposizione in modo efficace è alla base di una vita professionale di successo. Capire dove e in che modo lo utilizziamo è fondamentale così come lo è avere consapevolezza dei propri valori ed obiettivi di business. Tra questi ci deve essere coerenza, invece capita a molti lavoratori in proprio di sentirsi sopraffatti e schiacciati dalle questioni urgenti perdendo di vista quelle importanti.

 

Vuoi trovare la migliore strategia digitale per il tuo business?

RICHIEDI UNA CONSULENZA STRATEGICA GRATUITA

 

Tecniche e strumenti per la gestione del tempo e degli obiettivi

 

Esistono molte tecniche e strategie che si possono apprendere o adottare per migliorare la gestione del tempo e degli obiettivi.
Alcuni di essi sono tradizionali, altri digitali. È giusto sottolineare che non esiste una best practice per eccellenza ma che l’utilizzo di una piuttosto che di un’altra è puramente soggettivo. Si tratta di testarne personalmente qualcuna e di trovare quella che più si presta alle nostre esigenze.
Prima di entrare nel dettaglio e scoprire alcune di esse, il consiglio è comunque quello di non eccedere con l’uso di app, tools e altro materiale ma di usare solo quello strettamente necessario ai vostri fini, ricordando che lo scopo è quello di semplificare la gestione e l’organizzazione delle attività e non certo quello di rendere il raggiungimento dei nostri obiettivi più complesso!

Sogni di poter lavorare da casa? Allora ti interesserà sicuramente conoscere alcune tecniche di gestione per il tuo nuovo business!

 

test lavorare da casa e gestire meglio tempi e obiettivi

 

Definire gli obiettivi: il metodo SMART

 

Stabilire gli obiettivi è il primo passo per ottenere i risultati sperati dal tuo business. Gli obiettivi illuminano la strada da percorrere, ci aiutano a rimanere focalizzati e sono il carburante che occorre alla nostra motivazione. La gestione del tempo e delle attività risulta più facile quando gli obiettivi sono chiari, messi nero su bianco ed hanno una precisa scadenza temporale.

definizione obiettivi

Una via per procedere alla definizione degli obiettivi di business è quella di utilizzare il metodo SMART. Il metodo affonda le sue origini negli anni ’80 sebbene già nel 1954 il famoso economista Peter Drucker nel suo “Practice of Management” aveva introdotto il concetto di gestione aziendale MBO (Management by Objectives). Inizialmente il metodo SMART fu uno strumento di business aziendale, usato dai manager per la gestione dei progetti. Oggi, viene applicato anche da tantissime persone in tutto il mondo che necessitano di stabilire degli obiettivi. Questi ultimi possono essere giornalieri, settimanali, mensili e addirittura annuali purché siano SMART.
Il metodo è composto da 5 criteri, riconducibili all’acronimo:

S = Specific (Specifici)
M = Measurable (Misurabili)
A = Achievable (Raggiungibili)
R = Realistic (Realistici)
T = Timely o Time-based (Scadenzati).

Una volta individuati, gli obiettivi possono essere trasferiti su un supporto cartaceo o digitale.

 

[optin-monster-shortcode id=”ojbkekcdizhnrbq4sz0a”]

 

Individuare le priorità: la Matrice di Eisenhower

 

A questo punto possiamo scegliere tra diversi strumenti di pianificazione che ci consentiranno di avere sotto controllo tutti i lavori da svolgere con le relative scadenze e successivamente di assegnare ad ogni voce una priorità.

Una volta stilata la lista delle attività per raggiungere i nostri obiettivi, è necessario ordinarle in base alla loro priorità.
Tra i metodi di time management più conosciuti per gestire le priorità abbiamo la matrice di Eisenhower: essa si basa sulla distinzione tra ciò che è urgente e ciò che è importante.
Teniamo a mente che l’urgenza è un fatto oggettivo, ovvero non dipende da persona a persona (es. pagare una bolletta), l’importanza invece che riveste una certa attività è un fatto soggettivo. Gli obiettivi nella vita delle persone sono diversi e quello che è importante per alcuni può non esserlo per altri.

Detto ciò, possiamo individuare quattro quadranti e le mansioni possono essere suddivise così:

  1. Attività urgenti e importanti (tutto ciò che non possiamo rimandare): DA FARE SUBITO.
  2. Attività non urgenti e importanti (qui c’è la tendenza a rimandare poiché non c’è il carattere di urgenza). In realtà questo quadrante merita la nostra attenzione assoluta: la parola d’ordine è PIANIFICA.
  3. Attività urgenti e non importanti (rientrano in questo quadrante quei compiti che richiedono la nostra attenzione immediata ma che non contribuiscono al raggiungimento del nostro obiettivo): se possibile DELEGA.
  4. Attività non urgenti e non importanti (si tratta principalmente di distrazioni: andrebbero eliminate o limitate): la parola d’ordine è ELIMINA.

Come diceva lo stesso Eisenhower: “Quello che è importante raramente è urgente e quello che è urgente raramente è importante.”

 

Vuoi dare una svolta alla tua vita ma non sai come? Scoprilo grazie alle nuove professioni dell’online

ISCRIVITI AL WEBINAR GRATUITO

 

App per la pianificazione e la programmazione

 

Per chi volesse avvalersi di uno strumento digitale, non mancano le app che fanno uso della Matrice di Eisenhower. Una tra queste è Ike – To-Do List, dove “Ike” era il nome di battaglia di Eisenhower. Quest’app ci consente di suddividere le attività nelle quattro categorie della matrice decisionale.

Trello è un’app che in tempi di smart working può rivelarsi un valido alleato: è un tool per il project management che struttura il lavoro in bacheche condivise. È disponibile nella versione free, business class e impresa e la piattaforma di Trello mette a disposizione una gamma di app da integrare, i Power Up, nella quale poter scegliere quali funzionalità aggiungere alle bacheche. Utile per organizzare le attività in team, soprattutto quando si lavora in smart working.

Un’altra app utile e molto scaricata è Todoist: anch’essa serve per gestire al meglio le nostre attività e promette che avremo tutto sotto controllo senza più avere la sensazione di essere travolti da impegni e cose da fare. Possiamo organizzare e dare priorità ad attività e progetti, condividere il lavoro e monitorare i progressi fatti dopo aver impostato gli obiettivi. Un elemento distintivo di Todoist è la funzionalità di apprendimento abituale: nel corso del tempo impara a conoscere le tue abitudini e ti incoraggia a non mollare!

SCOPRI IL METODO DIGITAL STRATEGY FRAMEWORK

Gestione del tempo: la Tecnica del Pomodoro

 

Una volta definite le priorità, ci sono altre tecniche che permettono di svolgere i nostri compiti nel miglior tempo possibile senza trascurare la qualità dei risultati.
Il Timeboxing ha molte varianti e al suo interno esistono molte tecniche che hanno in comune il fatto di avere un tempo prestabilito (time box) per ogni attività.
Un vantaggio di adottare il timeboxing può essere quello di costringere a fare una sola cosa alla volta oppure di limitare il tempo da dedicare ad attività di basso valore, ma tra gli svantaggi c’è di sicuro quello che non va bene per tutte le attività o per tutte le persone.
Tra le tecniche di timeboxing la più nota è forse la tecnica del Pomodoro, inventata negli anni ’80 ma ancora oggi molto utilizzata.
Il tempo viene diviso in blocchi e si alternano attività e pause. La tecnica del pomodoro prevede 5 fasi:

  1. Scegliere l’attività
  2. Impostare il timer a 25 minuti
  3. Dedicarsi all’attività fino a quando il timer non avrà suonato
  4. Concedersi una pausa di 5 minuti
  5. Ogni 4 “pomodori”, concedersi una pausa di 15-30 minuti.

Questa tecnica, in sé molto semplice, non è facile da eseguire soprattutto le prime volte. Si può intuire che la chiave per riuscire sia la disciplina e questo metodo di certo la allena!

 

Sogni di diventare un consulente online? Iscriviti ora al webinar gratuito

DIVENTA UN CONSULENTE ONLINE

 

App per la gestione del tempo

 

Tra le Chrome App che applicano la tecnica del pomodoro troviamo “Focus to do” e “Marinara“.
Tra le Android App segnaliamo sempre “Focus to do“, “Brain Focus” e “Pomodoro Timer“.

Altre applicazioni che ci permettono di tenere sotto controllo il nostro tempo, anche dette Time Tracking App, sono per es. Toggl, Asana, Rescue Time e molte molte altre. Toggl sembra riscuotere un buon successo, soprattutto per essere semplice ed intuitiva. Inoltre già con la versione gratuita ha molte funzionalità e oltre 100 estensioni disponibili.

 

Stai cercando un’opportunità lavorativa nel digitale?

ISCRIVITI SUBITO AL JOB ALERT

 

Richiedi un Coaching Strategico

Se sei arrivato sin qui, avrai capito sicuramente quanto sia importante la gestione del tempo e degli obiettivi soprattutto se hai da poco deciso di lavorare in proprio online: le cose da fare sono sempre tante ed è facile ritrovarsi stressati e frustrati. Ricordati di dedicare tempo alla pianificazione e all’organizzazione delle tue giornate. Abbiamo visto solo alcune tra le tecniche e le app utili a questi fini, sappi che ce ne sono molte altre ma solo poche risponderanno ai tuoi bisogni ed esigenze.

Quello che in ogni caso non può mancare è la disciplina, la determinazione, un metodo e magari anche un aiuto da un nostro Coach esperto che guiderà il tuo business verso il successo.

Non aspettare! 

RICHIEDI UNA CONSULENZA STRATEGICA GRATUITA

 

RICHIEDI MAGGIORI INFORMAZIONI