TRELLO ALTERNATIVE

Trello alternative: servono davvero? 

Se stai cercando delle alternative a Trello supponiamo che tu conosca già questo strumento di team management. Esso infatti è usato da migliaia di gruppi di lavoro in tutto il mondo, non ultimi Redhat, Fender, Adobe, Government Digital Service, Kikstarter, BritishRedCross, National Geographic e, indovina un po’: Google.

Trello non è esattamente uno strumento da buttar via e ha semplificato la vita a tante persone, soprattutto ai team che in qualche modo erano legati al mondo Agile ed erano quindi abituati a lavorare con le classiche bacheche appese al muro riempite di post-it che migravano da una colonna all’altra man mano che le attività procedevano.

Chi ha fatto parte di questo mondo, i team che organizzavano il lavoro secondo i principi di Kanban o di Scrum, hanno ricordi vividi del passaggio dai post-it a Trello, che ha riprodotto la stessa filosofia permettendo una condivisione virtuale dello stato dei lavori gratuitamente e in modo molto efficiente e intuitivo.

Perché quindi cercare “Trello alternative”? Trello è ormai superato? A nostro avviso può percorrere ancora parecchi chilometri, ma sicuramente se cerchi un’alternativa hai i tuoi motivi e noi siamo qui per aiutarti a orientarti in modo semplice nel solito labirinto dell’offerta di software nel quale è così facile perdersi.

Due parole su Trello … alternative o meno

Che cos’è Trello?

Sul sito ufficiale viene riportata questa definizione ovviamente accattivante, ma secondo noi tutto sommato veritiera: “Trello è la soluzione gratuita, flessibile e visuale per organizzare qualsiasi cosa con chiunque”.

La struttura del team management software.

Trello si basa su una struttura gerarchica molto semplice:

• ORGANIZZAZIONE: si intende la macro area a cui si riferisce per esempio il nome di un progetto o di un cliente o fuori dall’ambito prettamente lavorativo un’area altrettanto importante e di difficile gestione quale “famiglia”.

• LAVAGNA: per gli addetti ai lavori è la mitica board, quella che fotografa lo stato dei task, quella che ci dice cosa c’è da fare, chi lo deve fare, cosa è stato fatto, quanto manca alla scadenza ecc….

• LISTA: identifica i diversi momenti di un progetto o di un insieme di attività. Secondo la logica Kanban il software prevede tre momenti base: “to do”, “doing”, “done” ma possono essere personalizzati e soprattutto ne possono essere aggiunti altri.

• SCHEDE: note come cards rappresentano i vari task da portare a termine. Riportano generalmente una descrizione sufficientemente parlante e possono essere arricchite da documenti di qualsiasi tipo (reperibili da file system del computer, Google Drive, Dropbox, Box e OneDrive), checklist, link, scadenze, commenti, riferimenti a chi ha richiesto quel task, mail collegate e chi più ne ha più ne metta.

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Le funzionalità principali.

In Trello, sia le organizzazioni che le lavagne possono essere condivise invitando le altre persone coinvolte nell’attività le quali avranno la possibilità di modificare le schede, aggiungerne di nuove, commentare, allegare files, spostarle in un’altra lista: in questo modo ogni compito viene tenuto aggiornato e può essere controllato da tutti (se attivate le notifiche vi arriverà una mail ogni volta che qualcuno contribuisce, potete modificare la frequenza o eliminarle). In questo modo tutti gli attori coinvolti in un qualsiasi processo avranno sempre il polso della situazione. E se lo vuoi sapere Trello è molto utile anche per pianificare le attività anche di una sola persona ed è totalmente slegato dal campo di applicazione.

Dimenticavamo altre funzionalità a corredo molto utilizzate e sempre gratuite quali la possibilità di etichettare le schede e contrassegnarle con colori diversi, stabilire la data di scadenza per ogni task scegliendo se inviare agli interessati una notifica il giorno prima, la facilità di spostare le schede da una lista all’altra semplicemente trascinandole, l’utilissima funzione copy che permette di duplicare lavagne e schede in modo da utilizzarle come template e non ultime le comode App per cellulare e tablet pensate sia per Android che per IOS.

La semplicità di utilizzo.

Così semplice? Sì così semplice. Chiunque debba iniziare a utilizzarlo, perché magari appena entrato in un nuovo gruppo di lavoro, avrà bisogno di tempo di apprendimento pari a zero.

I Power-Up.

I gruppi di lavoro possono poi avere esigenze differenziate di funzionalità aggiuntive ed ecco che Trello viene in aiuto con i suoi Power-Up come calendario, invecchiamento schede e la possibilità di votare.

A quale categoria appartieni? 

Bene, dirai magari spazientito, ma se sto cercando delle alternative a Trello perché tutto questo preambolo?

Perché se le tue necessità sono quelle legate a un approccio di tipo Agile (leggi Kanban o Scrum) Trello può essere ancora uno dei software più adatti.

Se ne cerchi un altro, questo deve soddisfare una tua particolare esigenza.

Vediamo quindi chi sei e che cosa vuoi.

Sei un tipo Kanban?

Queste le alternative che ti consigliamo Airtable, Asana, Avaza, ClickUp, Kanban Tool, Yalla. 

Vuoi un software open source?

Prova uno di questi: Taiga, Wekan, Kanboard, Restyaboard, TaskBoard.

Cerchi un’alternativa self hosted?

Potrebbero fare al caso tuo: Kanboard, Restyaboard, Taiga, Wekan, Tuleap, OpenProject.

Hai bisogno di un prodotto per realtà più impegnative?

Un nome: Wrike.

Alternative a Trello? Un po’ più nel dettaglio. 

Credo che tu abbia già quello che ti serve per approfondire solo i software che possono realmente soddisfare le tue esigenze. 

Vogliamo comunque darti un’idea più precisa di un paio di prodotti per categoria così che ti possa fare subito un’idea di come sono le alternative che ti abbiamo proposto e quanto possano realmente differenziarsi da Trello.

Airtable.

E’ il database relazionale adatto a chi non sa nulla di database. Si presenta al popolo non nerd con una interfaccia molto simile a un foglio di calcolo di facile utilizzo.

Permette la gestione di gruppi e collaborazioni in tempo reale e offre molte funzionalità quali la possibilità di allegare file di qualsiasi tipo e generare report complessi.

Clickup

E’ la più giovane delle nostre alternative, rilasciata appena nel 2017, il che significa che alcune funzionalità non sono ancora completamente mature ma che porta in sè il seme dell’innovazione.

La caratteristica di grande interesse di questo prodotto è la molteplicità di tool per la gestione di task e progetti. A parte questo le funzionalità offerte sono molto simili a quelle di Trello tranne alcune sottigliezze come la possibilità di scrivere nelle cards in rich text format e una gestione della profilazione degli utenti più granulare.

Clickup si appoggia a prodotti terzi come Dropbox per la condivisione dei files, Google Calendar per le viste che richiedono il calendario, Harvest per la gestione dei tempi. La mancanza di estensioni proprie viene compensata con interessanti promesse ancora in Beta fra cui modelli predittivi che sfruttano l’intelligenza artificiale.

E’ sicuramente una soluzione da tenere d’occhio ma le attribuiamo due pecche non da poco: l’approccio poco intuitivo che allunga i tempi di apprendimento del prodotto e il fatto che sia gratuito solo per un progetto e 100 MB di storage.

KANBOARD.

Orientato alla semplicità e al minimalismo. Le funzionalità di base sono volontariamente ridotte per non appesantire inutilmente il prodotto. Molto simile a Trello. Segnaliamo in particolare la possibilità di limitare il multitasking nel work in progress impostando un limite, superato il quale la colonna viene evidenziata.

Offre la possibilità di automatizzare alcune azioni in base agli eventi con evidente risparmio di tempo e riduzione del margine di errore. Kanboard è self hosted tramite un processo di installazione molto semplice. E’ open source e gratuito.

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WRIKE.

Wrike vs Trello è un interrogativo che ricorre spesso online quando si affronta il tema degli strumenti di project management perché entrambi sono le punte di diamante del mercato.

Wrike al pari di Trello vanta collaborazioni importanti come Fitbit Greenpeace Kaspersky Lab, L’Oreal, Tiffany & Co e indovina un po’? anche lui Google.

E’ difficile scegliere, ma a nostro avviso il discrimine principale sta nella concezione più agile oriented di Trello rispetto a quella più rivolta al project management tradizionale di Wrike che lo fa spesso apparire più adatto a realtà produttive più complesse rinunciando però a una maggiore intuitività di utilizzo.

Anche in campo mobile Wrike offre delle app che non offrono tutte le possibilità della versione desktop e quindi presuppone un tipo di operatività più legata allo stare in azienda mentre le app di Trello ripropongono tutte le funzionalità della versione principale favorendo un’operatività on the go.

Ultima differenza non trascurabile Wrike è gratuito per un numero massimo di 5 utenti e un numero illimitato di collaboratori i quali però non possono creare né progetti, né schede, né tasks.